Checklist pour organiser un festival du film

Un festival du film se prépare dans un ordre précis : la date, le lieu et les droits de diffusion passent avant la communication. Ensuite, il faut gérer les inscriptions, les horaires, les bénévoles et la restauration, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’accueil. Cette checklist regroupe les étapes du projet, du premier accord au test technique. Elle aide aussi à vérifier le matériel de projection, les supports imprimés et les solutions de secours avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Demander les droits de diffusion du film
Réserver le projecteur et l'écran
Finaliser les accords de restauration
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les présentateurs
Publier les films et les horaires
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Réaliser les livrets du programme
2 personnes
Préparer les billets d’entrée
2 personnes
Tester la technique à l’avance
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de vaisselle
Télécharger et classer les films
2 personnes
Préparer les films de secours
Faire les courses
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Plier les livrets du programme
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter l’écran de projection
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Tester entièrement la technique
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les rangées de chaises
2 personnes
Instruire les employés
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Lancer le premier film
2 personnes
Servir le buffet de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Lancer le deuxième film
2 personnes
Préparer le changement de film
2 personnes
Lancer le troisième film
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches
3 personnes
Vider les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Recueillir les questions du public
Animer le débriefing
2 personnes
Lancer le dernier film
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Débarrasser le service traiteur
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tablesqté 12
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Clés USBqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 4
Piles de rechangeqté 12
Cliqueur de présentation

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Décoration

Affiches de stars de cinémaqté 12
Bannière du festival de cinémaqté 2
Tapis rouge
Nappesqté 12
Ballonsqté 80
Clap de tournageqté 4
Mur photo
Accessoires photoqté 12
Numéros de tableqté 12
Bougeoirsqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Pinces de cuisineqté 4
Couteauxqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Gants en caoutchoucqté 8

Catering

Billets d’entréeqté 180
Brochures du programmeqté 180
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 180
Serviettesqté 500
Filtres à caféqté 100
Paillesqté 200
Barquettes à emporterqté 100
Gants alimentairesqté 2
Courses

Conseils

Demandez les droits de diffusion avant d’annoncer les films : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations et confirmer le programme.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs, les haut-parleurs et les microphones au moins 7 jours avant l’événement. Gardez chaque film sur deux supports, dont une clé USB de secours.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant le festival afin de traiter les besoins alimentaires, préparer les badges et ajuster les quantités de boissons, d’en-cas et de vaisselle.
Publiez les films et les horaires dès que le programme est confirmé, puis imprimez les livrets, billets et badges avec une marge d’au moins 10 % par rapport au nombre d’inscrits.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures : accueil, salle, buffet et assistance technique. Prévoyez une personne dédiée à la projection pendant chaque séance, plutôt que de laisser cette tâche à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les droits de diffusion, la réservation du lieu et du matériel peuvent prendre plusieurs semaines, puis il faut encore gérer les inscriptions, la communication et les tests techniques.
Quand demander les droits de diffusion d’un film ?: Faites la demande dès que la sélection est établie, au moins 6 à 8 semaines avant le festival. N’annoncez pas un film tant que l’autorisation et les conditions de projection ne sont pas confirmées.
Quand tester le matériel de projection ?: Effectuez un premier test au moins 7 jours avant l’événement, puis un contrôle le jour même. Vérifiez chaque ordinateur, câble, adaptateur, enceinte, microphone et support de lecture avec les fichiers définitifs.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival du film ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la salle et 1 référent technique par séance, puis ajoutez une personne pour le buffet si celui-ci est ouvert. Pour deux salles en parallèle, comptez au moins 5 à 6 bénévoles par créneau.

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