Checklist voor een goed georganiseerde filmconferentie

Een filmconferentie vraagt om meer dan een programma en een projector. Je moet filmrechten, vertoningsformaten, sprekersinformatie, registratie en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, zalen en programma, en werk daarna toe naar publicatie, aanmeldingen en de technische controle. Deze checklist helpt je zien wat je wanneer regelt, zodat presentaties, films en ontvangst op de dag zelf zonder vertraging verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Filmrechten controleren
2 personen
Films voor vertoning selecteren
3 personen
Programma online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Registratieformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties opvragen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Taakverdeling maken
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Programmafolders ontwerpen
Naamkaartjes afdrukken
Programmafolders afdrukken
Sprekersbio's afdrukken
Presentaties technisch controleren
2 personen
Filmformaten controleren
2 personen
Routebeschrijving versturen
Aanwezigheidslijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Techniek ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programmaborden plaatsen
2 personen
Projectiescherm opstellen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Films klaarzetten
2 personen
Technische generale test uitvoeren
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Pauzesignalen klaarleggen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Tijdschema bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Filmvertoning starten
2 personen
Pauzesnacks serveren
3 personen
Lunchbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies naar afwaspunt brengen
2 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Netwerkborrel serveren
4 personen
Avondvertoning begeleiden
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Overgebleven catering koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Films en presentaties veiligstellen
Zalen schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Techniek inpakken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Registratiegegevens archiveren
Bedankbericht aan sprekers sturen
Bezoekersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratiebalieaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Spreektafel
Krukkenaantal 6
Kledingrek

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Audio-mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 6
Afstandsbedieningenaantal 2
Laserpointeraantal 2

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Staande lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 160
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Koffielepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesseaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Serveerplateausaantal 10

Decoratie

Programmapostersaantal 8
Richtingsbordenaantal 10
Naamkaarthoudersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Filmklapbordenaantal 3
Fotowand
Decoratieve filmrollenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer filmrechten en filmformaten zodra de vertoningsselectie vaststaat. Wacht niet tot de laatste week: een ongeschikt bestand of ontbrekende toestemming kan het programma direct blokkeren.
Open de registratie pas nadat programma, locatie en praktische informatie vaststaan. Verzamel dieetwensen in hetzelfde formulier en sluit de verwerking uiterlijk enkele dagen voor de cateringbestelling af.
Vraag presentaties en sprekersbio’s vooraf op en plan een technische controle. Test per zaal de laptop, HDMI-kabels en adapters, microfoons, audio-mengpaneel, luidsprekers en projector.
Maak naast de aanwezigheidslijst een duidelijke taakverdeling voor registratie, techniek, zaalwissels en sprekersbegeleiding. Plan per onderdeel minstens één verantwoordelijke en één vervanger.
Print naamkaartjes, programmafolders en sprekersbio’s pas nadat de laatste aanmeldingen en wijzigingen zijn verwerkt. Leg ze per sessie of alfabetisch klaar bij de registratiebalie, zodat het uitgeven niet ophoopt bij de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, zalen, programma en sprekers. Regel filmrechten, catering en techniek uiterlijk 4 weken voor de conferentie.
Wanneer moet ik de filmrechten voor een conferentie controleren?: Controleer de rechten direct nadat je de films voor vertoning hebt geselecteerd, idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Leg per film vast welke toestemming geldt en bewaar de bevestiging bij het programma.
Wanneer sluit ik de registratie voor een filmconferentie?: Sluit de registratie meestal 3 tot 7 dagen voor de conferentie, afhankelijk van de cateringtermijn. Maak daarna de aanwezigheidslijst en definitieve naamkaartjes op basis van de laatste aanmeldingen.
Hoe controleer ik de techniek voor filmvertoningen en presentaties?: Plan een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en controleer iedere zaal afzonderlijk. Speel de films af vanaf de beoogde laptop, test HDMI-kabels en adapters, en controleer microfoons, audio, luidsprekers en back-ups op USB-sticks.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.