Checklist pour organiser une conférence cinéma

Une conférence cinéma demande de coordonner le programme, les intervenants, les projections et l’accueil du public. Les droits de diffusion et les formats vidéo doivent être vérifiés avant de communiquer le programme. Prévoyez aussi du temps pour tester les présentations, préparer les badges et répartir les rôles le jour J. Cette checklist rassemble les 77 tâches et les 63 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Vérifier les droits de diffusion du film
2 personnes
Sélectionner les films pour la projection
3 personnes
Publier le programme en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Demander les présentations
Passer la commande traiteur
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des tâches
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Concevoir les brochures du programme
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Imprimer les biographies des intervenants
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Vérifier les formats vidéo
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Faire la liste des présences
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer les panneaux du programme
2 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Préparer les films
2 personnes
Effectuer le test technique général
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les signaux de pause
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
Veiller au planning
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Lancer la projection du film
2 personnes
Servir les snacks de pause
3 personnes
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Apporter la vaisselle au point de lavage
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir le cocktail réseau
4 personnes
Animer la projection du soir
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Refroidir le catering restant
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Sécuriser les films et les présentations
Nettoyer les salles
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Ranger le matériel technique
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Archiver les données d'inscription
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Envoyer l’e-mail aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6
Portant à vêtements

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Console de mixage audio
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 6
Télécommandesqté 2
Pointeur laserqté 2

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Lampadairesqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 160
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Planches à découperqté 4
Salon des chefsqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Affiches du programmeqté 8
Panneaux directionnelsqté 10
Porte-nomsqté 8
Nappesqté 10
Claquettes de cinémaqté 3
Mur photo
Rouleaux de film décoratifqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 2
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et les salles, puis confirmez rapidement les intervenants : il faut généralement prévoir plusieurs semaines pour obtenir leurs réponses et leurs présentations.
Vérifiez les droits de diffusion avant de sélectionner définitivement les films. Demandez aussi les formats vidéo au plus tard 7 jours avant la projection afin de tester chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur prévus.
Fermez les inscriptions avec une date limite claire, puis utilisez les réponses pour calculer les places, les besoins alimentaires et les quantités du traiteur. Gardez une liste des présences à l’entrée.
Organisez un test technique complet avant l’ouverture des portes : projecteur, écran, câbles HDMI, adaptateurs, microphones, console audio et haut-parleurs doivent fonctionner ensemble, pas seulement séparément.
Préparez l’accueil au moins 1 heure avant le début : comptoir d’inscription, badges, programmes, biographies, indications d’accès et répartition des bénévoles doivent être prêts avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour une conférence cinéma ?: Réservez la salle dès que la date et le programme provisoire sont fixés, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Confirmez aussi la disponibilité d’un espace de projection, d’une zone d’accueil et des tables nécessaires.
Quand vérifier les droits de diffusion d’un film ?: Vérifiez les droits avant d’annoncer le film dans le programme, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Conservez la confirmation écrite avec les informations de projection et les éventuelles conditions imposées.
Combien de temps avant tester les vidéos et les présentations ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis un test sur place le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez les formats vidéo, les câbles, les adaptateurs, le son et les sous-titres.
Quand fermer les inscriptions à une conférence cinéma ?: Fixez la clôture 3 à 5 jours avant l’événement si le nombre de places et le traiteur dépendent des inscriptions. Gardez ensuite une liste actualisée des présences et prévoyez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.