Filmkonferenz organisieren: Die vollständige Checkliste

Eine Filmkonferenz braucht mehr als ein gutes Programm: Filmrechte, Vorführformate und Technik müssen früh zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Räume und Referenten, danach Anmeldung, Kommunikation und Catering. In den letzten Wochen geht es vor allem um Präsentationen, Namensschilder, Programmhefte und einen technischen Test. Diese Checkliste hilft dir, die 77 Planungsschritte in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Engpässe vor dem Veranstaltungstag zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
2 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Filmrechte prüfen
2 Personen
Filme für die Vorführung auswählen
3 Personen
Programm online veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherinformationen sammeln
Präsentationen anfordern
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
Technik reservieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Aufgabenverteilung erstellen
2 Personen
Namensschilder entwerfen
Programmhefte gestalten
Namensschilder drucken
Programmhefte drucken
Sprecher-Bios ausdrucken
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Filmformate prüfen
2 Personen
Wegbeschreibung versenden
Anwesenheitsliste erstellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Technik abholen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Programmschilder aufstellen
2 Personen
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Filme bereitlegen
2 Personen
Technische Generalprobe durchführen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Pausensignale bereitlegen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
Zeitplan überwachen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Filmvorführung starten
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr zur Spülstelle bringen
2 Personen
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Netzwerk-Getränke servieren
4 Personen
Abendvorführung betreuen
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Filme und Präsentationen sichern
Räume reinigen
4 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Technik einpacken
3 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
Registrierungsdaten archivieren
Dankesnachricht an Sprecher senden
Besucher-E-Mail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 14
RegistrierungsthekeAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
Rednertisch
HockerAnz. 6
Kleiderständer

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Audiomischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
PowerbanksAnz. 4
USB-SticksAnz. 6
FernbedienungenAnz. 2
LaserpointerAnz. 2

Beleuchtung

LED-PanelsAnz. 4
StehlampenAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
TrinkgläserAnz. 160
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
ServierplattenAnz. 10

Dekoration

Programmatische PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 10
NamensschildhalterAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
Film-KlappenAnz. 3
Fotowand
Dekorative FilmrollenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
SpülbeckenAnz. 3
SchwämmeAnz. 8
SpülbürstenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Filmrechte und die Formate mindestens 8 Wochen vor der Vorführung. Ein Film, der nur als spezieller Codec oder über einen bestimmten Datenträger vorliegt, kann kurzfristig zusätzliche Technik erfordern.
Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens 7 Tage vor der Konferenz an. Prüfe die Dateien anschließend auf dem vorgesehenen Laptop und mit dem Projektor, HDMI-Kabel sowie den nötigen Adaptern.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm und Räume feststehen, und erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular. Bestelle das Catering anhand der Anmeldezahlen und plane die finale Mengenmeldung 3 bis 5 Werktage vor dem Termin.
Plane für die Registrierung mindestens 30 Minuten vor Beginn und besetze die Registrierungstheke mit mindestens 2 Personen. Drucke Anwesenheitsliste, Namensschilder und Sprecher-Bios spätestens am Vortag.
Führe den vollständigen Technik- und Raumtest am Vortag durch: Projektor, Leinwand, Mikrofone, Audiomischpult, Lautsprecher, Beleuchtung und alle Verlängerungskabel. Lege Ersatz-Adapter, USB-Sticks und Powerbanks an einem festen Ort bereit, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Filmkonferenz organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Filmrechte, Technik und die Auswahl der Vorführungen sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollte die Anmeldung für eine Filmkonferenz öffnen?: Öffne das Anmeldeformular, sobald Programm und Räume verbindlich feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz. Verschicke die Einladungen direkt danach und sende die Wegbeschreibung spätestens 3 Tage vorher.
Wann müssen Präsentationen für eine Filmkonferenz abgegeben werden?: Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung an. So bleiben noch 2 bis 3 Werktage für technische Rückfragen, Formatprobleme oder fehlende Dateien.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest bei einer Filmkonferenz?: Plane für den vollständigen Test mindestens 90 Minuten am Vortag ein. Prüfe jede Filmdatei, Präsentation und Tonquelle einzeln und teste zusätzlich Mikrofone, Lautsprecher, HDMI-Adapter sowie die Stromversorgung.

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