Filmavond organiseren: checklist voor een soepele avond

Een filmavond staat of valt met voorbereiding die bezoekers niet zien: rechten regelen, de film testen en de zaal op tijd verduisteren. Begin met film, datum en locatie en werk daarna via uitnodigingen en catering naar de techniek. Plan op de dag zelf genoeg tijd voor stoelen, scherm, projector, geluid en een volledige proef. Deze checklist helpt je ook met details die vaak blijven liggen, zoals dieetwensen, bewegwijzering, garderobe en een bezoekerslijst bij de ingang.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Film en datum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Filmrechten controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma bevestigen
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Film downloaden en testen
2 personen
Apparatuur verzamelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Projectiescherm opbouwen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Film volledig testen
2 personen
Zaal verduisteren
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ingang en garderobe inrichten
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Filmavond openen
Film starten
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Film hervatten
Einde aankondigen
Bezoekers uitlaten
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur afbouwen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Voorraad inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 2
Garderoberek

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Speakersaantal 2
Audiokabelaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Afstandsbedieningaantal 2

Verlichting

Schemerlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Filmpostersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de filmrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Download de film uiterlijk een dag vooraf en speel hem volledig af op de laptop, projector en speakers die je op de avond gebruikt.
Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor de locatie opent voor bezoekers. Daarin passen zaalcontrole, stoelen en tafels, scherm, projector, geluid, decoratie en het verduisteren van de ruimte.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en doe de boodschappen pas nadat het aantal bezoekers bekend is. Zet hapjes, dranken, servies en koffie apart klaar, zodat de ontvangst niet wordt opgehouden.
Test alle kabels en aansluitingen met een reserve verlengkabel en stekkerdoos. Leg afstandsbediening, HDMI-kabel en audiokabel vóór de start bij de laptop; die kleine onderdelen ontbreken vaak als eerste.
Richt ingang, garderobe en bewegwijzering in voordat de eerste bezoeker arriveert. Print de bezoekerslijst uiterlijk op de dag zelf en zet drankjes minstens 1 uur vooraf koud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?: Leg film, datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Regel filmrechten en verstuur uitnodigingen daarna, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een filmavond op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor de opbouw en nog 30 minuten voor een volledige film- en geluidstest. Verduister de zaal pas nadat scherm, projector en geluidsinstallatie goed werken.
Wanneer moet ik filmrechten voor een filmavond regelen?: Controleer de filmrechten voordat je de uitnodigingen verstuurt, idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Zonder bevestiging van de rechten kun je de vertoning beter niet definitief aankondigen.
Hoeveel drankjes moet ik inkopen voor een filmavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van de avond. Koel de dranken uiterlijk 1 uur voor ontvangst en houd koffie, thee en water apart beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.