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Filmabend organisieren: die komplette Checkliste

Ein gelungener Filmabend steht und fällt mit drei Dingen: geklärten Filmrechten, funktionierender Technik und einem klaren Zeitplan. Beginne mehrere Wochen vorher mit Film, Datum, Raum und Einladungen. In den letzten Tagen prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Ausrüstung. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Verdunkelung, Getränke und Empfang – mit einem vollständigen Test des Films, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Film und Datum festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Filmrechte prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm bestätigen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Film herunterladen und testen

    2 Personen

  • Ausrüstung sammeln

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Projektionsleinwand aufbauen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Den Film vollständig testen

    2 Personen

  • Saal verdunkeln

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Filmabend eröffnen

  • Film starten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Film fortsetzen

  • Ende ankündigen

  • Besucher hinausbegleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Ausrüstung abbauen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Vorrat einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 55
  • TischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 2
  • Garderobenständer

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FernbedienungAnz. 2

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 70
  • TellerAnz. 60
  • SchälchenAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • HinweispfeileAnz. 8

Reinigung

  • Staubsauger
  • Wischset
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Filmrechte, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe außerdem, ob der Film als Datei verfügbar ist und auf dem vorgesehenen Laptop vollständig läuft.
  • Plane den Techniktest nicht erst kurz vor Beginn. Schließe Projektor, Leinwand, Lautsprecher, HDMI- und Audiokabel mindestens 60 Minuten vor dem Einlass an und spiele den Film vollständig an.
  • Richte Getränke und Snacks getrennt vom Saalzugang ein, damit sich am Eingang keine Schlange bildet. Stelle gekühlte Getränke, Becher, Teller und Schälchen vor dem Empfang bereit.
  • Drucke die Besucherliste am Tag der Veranstaltung aus und erfasse Ernährungswünsche spätestens beim Bearbeiten der Anmeldungen. So kannst du Snacks und Geschirr passend vorbereiten.
  • Öffne den Raum früh genug für Kontrolle, Bestuhlung und Verdunkelung. Rechne für Tische, Stühle, Leinwand, Dekoration, Garderobe und einen abschließenden Saalcheck mindestens 90 Minuten ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Filmabend organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Film, Datum, Location und Filmrechten. Verschicke die Einladungen anschließend, damit du noch Zeit für Anmeldungen und Ernährungswünsche hast.
Wann sollte man die Technik für einen Filmabend testen?
Teste Projektor, Leinwand, Laptop und Ton mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Der Film sollte einmal vollständig oder zumindest mit Bild, Ton, Untertiteln und den wichtigsten Übergängen geprüft werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Filmabend?
Plane für Aufbau und Kontrolle mindestens 90 Minuten ein. Darin enthalten sind Bestuhlung, Leinwand, Projektor, Ton, Verdunkelung, Getränke, Buffet, Garderobe und der abschließende Funktionstest.
Wann sollte man Snacks und Getränke für den Filmabend vorbereiten?
Kühle Getränke und stelle Snacks etwa 30 bis 45 Minuten vor dem Einlass bereit. Kaffee und Tee kannst du kurz vor Beginn vorbereiten, damit sie beim Empfang frisch sind.

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