Fietszoektocht organiseren: een complete checklist

Een fietszoektocht staat of valt met een route die je vooraf zelf hebt getest. Naast vragen en opdrachten moet je controlepunten, routepijlen, startpakketten en fietsreparatiemateriaal op tijd klaarzetten. Regel deelnemersinformatie en dieetwensen niet pas op de dag zelf: die bepalen hoeveel routekaarten, lunch en drinken je nodig hebt. Werk van de route naar de uitvoering en plan op de laatste dag vooral controle, opbouw en een duidelijke briefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema bepalen
2 personen
Fietsroute uitwerken
2 personen
Route op de fiets testen
2 personen
Controlepunten vastleggen
2 personen
Vragen en opdrachten maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Routekaarten en scorekaarten maken
2 personen
Cluekaarten en opdrachten printen
2 personen
Prijzen en spelmaterialen inkopen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen en reparatiemateriaal controleren
2 personen
Start- en finishlocatie controleren
2 personen
Starttafel opbouwen
3 personen
Controlepunten voorbereiden
4 personen
Pijlen en routeborden plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Startuitleg geven
2 personen
Teams laten starten
2 personen
Controlepunten bemannen
4 personen
Scorekaarten controleren
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Binnenkomende teams registreren
2 personen
Winnaars berekenen
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

Routeborden en pijlen ophalen
3 personen
Materialen en meubels opruimen
4 personen
Servies en materialen afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven routeborden verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 24
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 6
Reflectievestenaantal 12
Startnummersaantal 50
Routekaartenaantal 50
Scorekaartenaantal 50
Cluekaartenaantal 60
Klembordenaantal 8
Pennensetsaantal 8
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafoon
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Scharenaantal 4
Watertonnenaantal 2

Decoratie

Routepijlenaantal 36
Routebordenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Startfinishbanner

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 4
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Test de volledige fietsroute uiterlijk 7 dagen vooraf op de fiets. Noteer onveilige kruisingen, wegwerkzaamheden en plekken waar routepijlen of routeborden nodig zijn.
Leg per controlepunt minimaal één opdracht en één duidelijke instructie vast. Maak de cluekaarten en scorekaarten minstens 3 dagen vooraf, zodat je nog fouten kunt herstellen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen voor vertrek. Vermeld starttijd, start- en finishlocatie, route-instructies, wat deelnemers zelf meenemen en hoe ze dieetwensen doorgeven.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal de dag vóór de tocht. Leg fietspompen, fietsreparatiesets, reserve binnenbanden en verkeerskegels op één vaste plek bij de starttafel.
Zet drinken en lunch pas op de ochtend zelf klaar, maar koel dranken al enkele uren vooraf. Reken per deelnemer op een herbruikbare beker en plan extra tijd voor het samenstellen van startpakketten en het instrueren van vrijwilligers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietszoektocht organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met thema, route en controlepunten. Test de route uiterlijk 7 dagen vooraf en verstuur de definitieve deelnemersinformatie minstens 5 dagen voor de tocht.
Hoeveel controlepunten heeft een fietszoektocht nodig?: Voor een tocht van ongeveer 2 tot 3 uur zijn 4 tot 6 controlepunten meestal werkbaar. Plan per punt een opdracht of vraag en houd rekening met 10 tot 15 minuten verwerkingstijd.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een fietszoektocht?: Neem minstens 2 fietspompen, 2 fietsreparatiesets en enkele reserve binnenbanden mee, afgestemd op het aantal deelnemers en de afstand. Bewaar het materiaal bij de start en spreek vooraf af wie het onderweg vervoert.
Wanneer zet ik routepijlen en routeborden neer?: Plaats ze op de dag zelf, bij voorkeur 1 tot 2 uur voor de start. Controleer daarna de eerste routekilometers nog een keer, omdat pijlen kunnen verschuiven of door anderen worden weggehaald.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.