Checklist pour organiser une chasse au trésor à vélo

Une chasse au trésor à vélo demande plus qu’un bon parcours. Il faut prévoir les points de contrôle, les énigmes, les feuilles de score et un plan précis pour les participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du repérage de l’itinéraire jusqu’au briefing des bénévoles. Elle attire aussi l’attention sur les oublis fréquents : réparations, signalisation, batteries, boissons et informations envoyées avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
Élaborer le parcours vélo
2 personnes
Tester l’itinéraire à vélo
2 personnes
Définir les points de contrôle
2 personnes
Créer les questions et les задания
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Créer les cartes de parcours et les feuilles de score
2 personnes
Imprimer les cartes-indices et les missions
2 personnes
Acheter les prix et le matériel de jeu
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les vélos et le matériel de réparation
2 personnes
Vérifier le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Monter la table de départ
3 personnes
Préparer les points de contrôle
4 personnes
Installer les flèches et les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les encas et le déjeuner
3 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire partir les équipes
2 personnes
Assurer les points de contrôle
4 personnes
Vérifier les feuilles de score
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les équipes arrivantes
2 personnes
Calculer les gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux de signalisation et les flèches
3 personnes
Ranger le matériel et les meubles
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 12
Nappesqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 24
Pompes à véloqté 4
Kits de réparation véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Numéros de départqté 50
Cartes d'itinéraireqté 50
Fiches de scoreqté 50
Cartes d’indicesqté 60
Presse-papiersqté 8
Sets de stylosqté 8
Prixqté 6

Équipement

Enceinte portable
Mégaphone
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Ciseauxqté 4
Fûts d’eauqté 2

Décoration

Flèches de directionqté 36
Panneaux de directionqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Bannière départ-arrivée

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 4
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire à vélo au moins une semaine avant l’événement et notez le temps réel entre chaque point de contrôle. Vérifiez aussi les passages difficiles, les zones dangereuses et les endroits où les flèches risquent de disparaître.
Préparez les équipes et les kits de départ 24 à 48 heures avant. Chaque kit doit permettre de commencer sans attendre : numéro de départ, carte, missions et feuille de score.
Prévoyez un point de contrôle de secours et du matériel de réparation sur le parcours. Une pompe, un kit de réparation et au moins une chambre à air de rechange évitent qu’un simple incident bloque une équipe.
Envoyez les informations pratiques au plus tard 3 jours avant le départ. Indiquez l’heure de rendez-vous, le lieu de départ et d’arrivée, la durée prévue, les besoins alimentaires à signaler et ce que les participants doivent apporter.
Organisez l’installation en deux temps le jour même : signalisation et points de contrôle d’abord, accueil et repas ensuite. Gardez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants pour tester le son, l’éclairage et les communications avec les bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une chasse au trésor à vélo ?: Prévoyez environ 3 à 4 semaines pour définir le thème, construire et tester le parcours, préparer les énigmes et traiter les inscriptions. Réservez les 3 derniers jours aux impressions, aux achats et aux informations pratiques.
Quand tester le parcours d’une chasse au trésor à vélo ?: Testez-le au moins 7 jours avant l’événement, puis vérifiez rapidement les points de contrôle la veille si le parcours est en extérieur. Mesurez la durée réelle et contrôlez la visibilité de chaque flèche et panneau.
Combien de temps avant faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez le message complet 3 jours avant le départ. Un rappel avec l’heure et le lieu de rendez-vous peut partir 24 heures avant, surtout si la météo ou les conditions du parcours peuvent changer.
Que prévoir en cas de panne de vélo pendant la chasse au trésor ?: Prévoyez au minimum une pompe, un kit de réparation et des chambres à air de rechange, avec une personne capable d’intervenir. Placez le matériel sur le parcours ou dans un véhicule mobile et indiquez aux bénévoles comment joindre l’organisation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.