Checklist voor het organiseren van een fietsultratocht
Een fietsultratocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een lange route uitzetten. Je moet de route testen, start- en controleposten regelen, deelnemersgegevens verwerken en vrijwilligers precies instrueren. Begin met afstand, veiligheid en vergunningen; werk daarna toe naar inschrijving, bevoorrading en materiaal. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van routebestanden en startnummers tot fietsservice, water en communicatie onderweg.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en afstand vastleggen
2 personen
Route digitaal uitwerken
2 personen
Route op veiligheid controleren
3 personen
Startlocatie reserveren
Controleposten reserveren
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Hulpdiensten informeren
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Starttijden indelen
2 personen
Deelnemersbrief versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
Controleposten plannen
2 personen
Fietsservice regelen
Routebestanden testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routeborden voorbereiden
3 personen
Controlepostpakketten maken
3 personen
Fietsen en voertuigen controleren
2 personen
Event
Startterrein markeren
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Afzetlint plaatsen
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Controleposten bevoorraden
4 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Fietsreparatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Route-uitleg geven
2 personen
Fietsverlichting controleren
2 personen
Startgroepen begeleiden
3 personen
Deelnemers registreren bij posten
6 personen
Water en snacks uitdelen
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Routecontrole uitvoeren
3 personen
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Finishers ontvangen
3 personen
Medaille of aandenken uitdelen
2 personen
Afsluitende maaltijd serveren
4 personen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Finishregistratie afsluiten
2 personen
Nazorg
Routeborden verzamelen
4 personen
Startterrein afbouwen
4 personen
Controleposten afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten sorteren
2 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 20
- Partytentenaantal 3
- Start- en finishboog
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 120
- Koffiebekersaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Waterjerrycansaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Handportofoonsaantal 10
- Megafon
- Powerbanksaantal 8
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 20
- Routebordenaantal 45
- Pijlbordenaantal 30
- Startnummersaantal 120
- Startnummerhoudersaantal 120
- Polsbandjesaantal 130
- Medaillesaantal 120
- Fietsstandaardsaantal 12
- Fietspompenaantal 6
- Reservebinnenbandenaantal 30
- Bandenlichtersaantal 12
- Fietsgereedschapssetsaantal 4
- Fietslampenaantal 12
- Reflectievestenaantal 20
- Regenponcho'saantal 20
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 20
- Nitrilhandschoenenaantal 100
- Afzetlintaantal 8
- Waarschuwingslampenaantal 8
- Zaklampenaantal 10
Decoratie
- Vlaggenaantal 20
- Bannersaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 10
- Batterijenaantal 40
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Koelelementenaantal 30
Schoonmaak
- Afvalzakkenaantal 60
- Bezemaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Theedoekenaantal 20
- Handzeepaantal 6
- Desinfecterende sprayaantal 4
- Afwasmiddelaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route eerst digitaal vast en controleer daarna elk deel op veiligheid. Test routebestanden uiterlijk 2 weken voor de tocht op het apparaat dat deelnemers of begeleiders gebruiken.
- Reserveer startlocatie en controleposten voordat je de inschrijving opent. Plan per controlepost ruimte voor tafels, tenten, afvalbakken, waterjerrycans en een duidelijke aanrijroute.
- Stuur de deelnemersbrief minimaal 7 dagen voor de start. Vermeld daarin starttijd, routebestand, controleposten, materiaaladvies en een telefoonnummer voor wijzigingen.
- Maak per controlepost een vrijwilligersinstructie met aankomsttijd, taakverdeling en voorraad. Reken naast water ook op fietspompen, reservebinnenbanden en bandenlichters voor pech onderweg.
- Controleer 48 uur voor vertrek de weersverwachting en de materiaalvoorraad. Leg startnummers, houders, polsbandjes, portofoons, powerbanks en routeborden per locatie klaar, zodat je op de ochtend zelf niet meer hoeft te sorteren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fietsultratocht organiseren?
- Begin minimaal 3 maanden vooraf met route, startlocatie, controleposten, vergunningen en verzekering. Gebruik de laatste 2 weken voor routecontrole, vrijwilligersinstructies, deelnemerscommunicatie en materiaalcontrole.
- Wanneer moet ik de route van een fietsultratocht controleren?
- Controleer de route eerst tijdens het uitwerken en fiets of rijd het volledige traject uiterlijk 2 weken voor de tocht na. Doe 48 uur vooraf nog een korte controle op wegwerkzaamheden, omleidingen en ontbrekende routeborden.
- Hoeveel controleposten heb ik nodig bij een fietsultratocht?
- Plan minimaal één controlepost per bevoorradings- of veiligheidsmoment en leg per post de voorraad en bezetting vast. Reserveer de locaties uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf, zodat je nog kunt wijzigen als een plek niet beschikbaar is.
- Wanneer stuur ik de deelnemersbrief voor een fietsultratocht?
- Stuur de brief minimaal 7 dagen voor de start, nadat deelnemersgegevens, starttijden en dieetwensen zijn gecontroleerd. Verstuur eventuele route- of weerswijzigingen opnieuw uiterlijk 24 uur voor vertrek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!