Fahrrad-Ultratour organisieren: die komplette Checkliste

Eine Fahrrad-Ultratour braucht deutlich mehr Vorbereitung als eine normale Ausfahrt: Strecke, Sicherheit, Kontrollposten, Helfer und Versorgung müssen zusammenpassen. Plane zuerst die Route und behördlichen Anforderungen, danach Anmeldung, Personal und Material. Teste die Routendateien frühzeitig und verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens eine Woche vor dem Start. Am Veranstaltungstag entscheiden klare Startzeiten, erreichbare Helfer und funktionierende Kommunikationsmittel über einen reibungslosen Ablauf.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Entfernung festlegen
2 Personen
Route digital ausarbeiten
2 Personen
Route auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Startort reservieren
Kontrollposten reservieren
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Rettungsdienste informieren
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startzeiten einteilen
2 Personen
Teilnehmerbrief versenden
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Freiwilligenanweisungen erstellen
2 Personen
Kontrollposten planen
2 Personen
Fahrradservice organisieren
Routendateien testen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Materialbestand überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
Kontrollpostenpakete zusammenstellen
3 Personen
Fahrräder und Fahrzeuge kontrollieren
2 Personen

Event

Startbereich markieren
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Absperrband anbringen
2 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Kontrollposten mit Material versorgen
4 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Fahrradreparaturmaterial bereitstellen
2 Personen
Teilnehmer anmelden
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Routenbeschreibung geben
2 Personen
Fahrradbeleuchtung prüfen
2 Personen
Startgruppen begleiten
3 Personen
Teilnehmer an den Stationen registrieren
6 Personen
Wasser und Snacks ausgeben
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
Pannenfälle unterstützen
2 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Finisher empfangen
3 Personen
Medaille oder Andenken ausgeben
2 Personen
Abschlussmahlzeit servieren
4 Personen
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
3 Personen
Ziellaufregistrierung schließen
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser einsammeln
4 Personen
Startgelände abbauen
4 Personen
Kontrollposten abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen sortieren
2 Personen
Material inventarisieren
2 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 20
PartyzelteAnz. 3
Start- und Zielbogen
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
KaffeebecherAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
WasserkanisterAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
HandfunkgeräteAnz. 10
Megafon
PowerbanksAnz. 8

Sportmaterial

KegelAnz. 20
WegweiserAnz. 45
WegweiserAnz. 30
StartnummernAnz. 120
StartnummernhalterAnz. 120
ArmbänderAnz. 130
MedaillenAnz. 120
FahrradständerAnz. 12
FahrradpumpenAnz. 6
ErsatzschläucheAnz. 30
ReifenheberAnz. 12
FahrradreparatursetsAnz. 4
FahrradlampenAnz. 12
WarnwestenAnz. 20
RegenponchosAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 20
NitrilhandschuheAnz. 100
AbsperrbandAnz. 8
WarnleuchtenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 10

Dekoration

FahnenAnz. 20
BannerAnz. 6
TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 10
BatterienAnz. 40

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

MüllsäckeAnz. 60
BesenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
GeschirrtücherAnz. 20
HandseifeAnz. 6
DesinfektionssprayAnz. 4
SpülmittelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die endgültige Strecke mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Start fest und prüfe sie anschließend vollständig auf Gefahrenstellen, Baustellen und schlecht erkennbare Abzweigungen.
Beantrage Genehmigungen und kläre Versicherung, Rettungsdienste sowie Start- und Kontrollorte spätestens 4 Wochen vorher. Rückmeldungen von Behörden oder Rettungsdiensten brauchen oft länger als erwartet.
Teile die Teilnehmer in Startgruppen ein und sende den Teilnehmerbrief mindestens 7 Tage vor der Tour. Nenne darin Startzeit, Streckenformat, Kontrollposten, Notfallkontakt und Hinweise zu Ernährungswünschen.
Plane pro Kontrollposten mindestens 2 Helfer ein und gib ihnen schriftliche Anweisungen. Lege außerdem fest, wer Funkgeräte, Wegweiser, Wasserkanister und Material für kleine Fahrradreparaturen übernimmt.
Prüfe 1 bis 2 Tage vor dem Start Wettervorhersage, Materialbestand und Routendateien. Lade Powerbanks, teste Funkgeräte und Megafon und sortiere Startnummern, Halter und Armbänder in Startgruppen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich eine Fahrrad-Ultratour planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Strecke, Genehmigungen, Versicherung, Kontrollposten und Rettungsdienste sollten spätestens 4 Wochen vor dem Start geklärt sein.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Fahrrad-Ultratour?: Plane für jeden Kontrollposten mindestens 2 Helfer ein und zusätzlich eine Reserve für Start, Ziel und Ausfälle. Die genaue Zahl hängt von der Anzahl der Kontrollposten und Teilnehmer ab.
Wann verschicke ich die Teilnehmerinformationen?: Sende den Teilnehmerbrief spätestens 7 Tage vor der Tour. Bei Änderungen an Strecke, Startzeiten oder Wetterlage solltest du 24 bis 48 Stunden vorher eine aktualisierte Nachricht verschicken.
Was muss ich am Tag vor der Fahrrad-Ultratour prüfen?: Kontrolliere 1 bis 2 Tage vorher Wetter, Routendateien, Startnummern und den vollständigen Materialbestand. Lade außerdem Powerbanks, teste die Funkgeräte und bestätige die Einsatzzeiten aller Helfer.

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