Checklist pour organiser une randonnée ultra à vélo

Une randonnée ultra à vélo se prépare d’abord sur le parcours, puis autour de la sécurité et de la logistique. Il faut valider la distance, tester l’itinéraire numérique et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les postes de contrôle, les bénévoles et le service vélo demandent ensuite une organisation précise. Cette checklist rassemble les 72 tâches et les 62 fournitures nécessaires, du premier repérage au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le parcours et la distance
2 personnes
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Réserver le lieu de départ
Réserver des postes de contrôle
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Informer les services de secours
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les heures de départ
2 personnes
Envoyer la lettre aux participants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
Planifier les postes de contrôle
2 personnes
Organiser le service vélo
Tester les fichiers d’itinéraire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Préparer les kits de poste de contrôle
3 personnes
Vérifier les vélos et les véhicules
2 personnes

Événement

Marquer l’aire de départ
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer des rubans de signalisation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Approvisionner les postes de contrôle
4 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Préparer le matériel de réparation de vélo
2 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Donner les explications du parcours
2 personnes
Vérifier l’éclairage des vélos
2 personnes
Accompagner les groupes de départ
3 personnes
Enregistrer les participants aux postes
6 personnes
Distribuer de l'eau et des snacks
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
Aider les incidents
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Accueillir les finisseurs
3 personnes
Distribuer la médaille ou le souvenir
2 personnes
Servir le repas de clôture
4 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Clôturer l’enregistrement de l’arrivée
2 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Démonter la zone de départ
4 personnes
Démonter les postes de contrôle
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Trier les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 20
Tentes de réceptionqté 3
Arche de départ et d’arrivée
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Gobelets à caféqté 100
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Bidons d'eauqté 12
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Batteries externesqté 8

Matériel de sport

Cônesqté 20
Panneaux de directionqté 45
Panneaux indicateursqté 30
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Braceletsqté 130
Médaillesqté 120
Supports à vélosqté 12
Pompes à véloqté 6
Chambres à air de rechangeqté 30
Démonte-pneusqté 12
Kits d’outils pour véloqté 4
Phares de véloqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Ponchos de pluieqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants en nitrileqté 100
Ruban de balisageqté 8
Lampes d’avertissementqté 8
Lampes de pocheqté 10

Décoration

Drapeauxqté 20
Bannièresqté 6
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Sacs poubelleqté 60
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Torchonsqté 20
Savon pour les mainsqté 6
Spray désinfectantqté 4
Liquide vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par figer le parcours, la distance et le fichier numérique avant de réserver les postes de contrôle. Teste chaque fichier d’itinéraire sur le terrain ou avec le même appareil que les participants.
Ne repousse pas les autorisations, l’assurance et l’information des services de secours : lance ces démarches plusieurs semaines avant l’événement, car un changement de parcours peut tout décaler.
Répartis les heures de départ dès que les inscriptions sont traitées. Vérifie les données de chaque participant et regroupe les besoins alimentaires avant de finaliser les ravitaillements.
Prévois un responsable par poste de contrôle et transmets des consignes écrites aux bénévoles. Les talkies-walkies, batteries externes et panneaux de direction doivent être testés avant le jour du départ.
Fais l’inventaire du matériel au moins 7 jours avant la randonnée. Vérifie notamment les pompes, chambres à air, démonte-pneus, supports à vélos, glacières, bidons d’eau et rallonges, puis achète ce qui manque.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée ultra à vélo ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un parcours nécessitant des autorisations, des postes de contrôle et des bénévoles. Commencez encore plus tôt si le tracé traverse plusieurs communes ou si l’événement accueille beaucoup de participants.
Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée ultra à vélo ?: Ouvrez-les après avoir sécurisé le parcours, les autorisations principales et le lieu de départ, idéalement 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Fixez une date limite permettant de vérifier les données et les besoins alimentaires au moins 10 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une randonnée ultra à vélo ?: Le nombre dépend du nombre de postes de contrôle et des horaires, mais prévoyez au moins 2 bénévoles par poste pour assurer les pauses et les imprévus. Ajoutez une personne coordinatrice et une équipe mobile pour le départ, l’arrivée et le service vélo.
Quand préparer le matériel d’une randonnée ultra à vélo ?: Faites un premier inventaire 2 semaines avant, puis un contrôle final 7 jours avant et la veille du départ. Chargez les batteries, testez les talkies-walkies et vérifiez les fichiers d’itinéraire avant l’installation.

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