Checklist: fietstocht voor het goede doel organiseren
Een fietstocht voor het goede doel vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je moet de start- en eindlocatie, vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen tijdig regelen. Daarna volgen inschrijvingen, sponsoren, vrijwilligers en een controle van de route. Op de dag zelf bepalen duidelijke startnummers, veiligheidshesjes, reparatiemateriaal en een goed ingerichte finish of alles soepel verloopt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route bepalen
2 personen
Route controleren
2 personen
Startlocatie vastleggen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Eindlocatie reserveren
Fietshersteller reserveren
Fotograaf reserveren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Routekaart ontwerpen
Routekaart laten drukken
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Vrijwilligers informeren
2 personen
Route opnieuw fietsen
2 personen
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
Noodnummers verzamelen
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes sorteren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routeborden controleren
2 personen
Fietspompen testen
2 personen
EHBO-koffers controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Routepakketten samenstellen
3 personen
Vrijwilligerspakketten maken
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Rustpost inrichten
3 personen
Fietsreparatiepunt inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Fietstocht laten starten
3 personen
Routepost bemannen
6 personen
Rustpost bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
2 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Achterrijders begeleiden
2 personen
Finish registreren
3 personen
Medaille uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Dranken bij de finish serveren
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Muziek verzorgen
Deelnemers bedanken
2 personen
Laatste deelnemers opvangen
2 personen
Nazorg
Routeborden ophalen
6 personen
Fietsenstalling opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen laden
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Donaties veilig afstorten
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Routegegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Klaptafelaantal 8
- Klapstoelaantal 30
- Biertafelsetaantal 4
- Fietsenrekaantal 10
- Afzethekaantal 12
Servies
- Herbruikbaar drinkglasaantal 150
- Koffiekopaantal 100
- Dinerbordaantal 120
- Dessertbordaantal 120
- Besteksetaantal 120
- Opscheplepelaantal 8
- Schenkkanaantal 8
Apparatuur
- Koelboxaantal 8
- Koffiezetapparaataantal 3
- Waterkokeraantal 2
- Warmhoudbakaantal 4
- Mobiele geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelaantal 4
- Stekkerdoosaantal 4
- Fietspompaantal 4
- Bandenplaksetaantal 6
- Fietsgereedschapssetaantal 3
- Reservebinnenbandaantal 15
- Start- en finishklokaantal 2
Sportmateriaal
- Startnummeraantal 120
- Polsbandjeaantal 120
- Fietsmedailleaantal 120
- Veiligheidshesjeaantal 30
- Routepijlaantal 80
- Routebordaantal 25
- Pionaantal 30
- Markeerlintaantal 6
- Fietslichtaantal 20
- Reflectiebandaantal 30
- Bidonaantal 120
- Bidonkrataantal 8
- Koeltasaantal 8
- Routekaartaantal 130
- Klembordaantal 8
- Balpenaantal 30
- Nooddekenaantal 12
- Handschoenaantal 20
Keuken
- Snijplankaantal 6
- Koksmesaantal 6
- Broodmesaantal 3
- Schaalaantal 12
- Serveerschaalaantal 8
- Serveerbladaantal 6
- Thermoskanaantal 8
- Maatbekeraantal 3
- Koelbare drankdispenseraantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakaantal 12
- Dweilaantal 4
- Emmeraantal 4
- Bezemaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Handdesinfectieaantal 8
Verlichting
- Ledlampaantal 8
- Lichtsnoeraantal 4
- Batterijlantaarnaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast en fiets haar daarna minstens één keer volledig na. Markeer gevaarlijke kruisingen, smalle stukken en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen.
- Vraag vergunningen aan zodra de route en startlocatie bekend zijn; houd rekening met een behandelingstermijn van vaak enkele weken. Stem verkeersmaatregelen bovendien vooraf af met de betrokken partijen.
- Plan niet alleen de fietstocht, maar ook de aankomst. Reserveer de eindlocatie, richt een tafel voor registratie en catering in en test de mobiele geluidsinstallatie en microfoon vóór de deelnemers arriveren.
- Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk één week vooraf rond. Wijs per taak een verantwoordelijke aan voor start, route, pechhulp, registratie en finish, en geef iedereen noodnummers en duidelijke instructies.
- Tel materiaal per deelnemer plus een kleine reserve: denk aan startnummers, polsbandjes en fietsmedailles. Leg fietspomp, bandenplakset, fietsgereedschapsset en reservebinnenbanden op een vaste, snel bereikbare plek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fietstocht voor het goede doel organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel de route, locaties, vergunningen en verzekering eerst; open daarna de inschrijving en benader sponsoren.
- Wanneer moet ik de route van een fietstocht controleren?
- Controleer de route direct na het vastleggen en fiets haar uiterlijk 2 weken voor de tocht opnieuw. Doe vlak voor de start nog een korte controle op wegwerkzaamheden en gevaarlijke punten.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietstocht voor het goede doel?
- Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen bij de start en finish, en extra begeleiders voor route en pechhulp. Bij grotere groepen is ongeveer 1 vrijwilliger per 20 tot 30 deelnemers een bruikbaar uitgangspunt.
- Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een fietstocht?
- Zorg minimaal voor een fietspomp, bandenplakset, fietsgereedschapsset en enkele reservebinnenbanden. Wijs vóór de start een pechhulpverantwoordelijke aan en zorg dat die persoon tijdens de hele tocht bereikbaar is.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!