Checkliste für eine Radtour für den guten Zweck

Eine Benefiz-Radtour steht und fällt mit einer geprüften Strecke und klaren Zuständigkeiten. Lege zuerst Route, Start- und Zielort fest und kläre Genehmigungen, Versicherung sowie Verkehrsmaßnahmen. Danach folgen Anmeldung, Sponsoren, Helfer und die Ausstattung für Verpflegung, Sicherheit und Reparaturen. Diese Checkliste hilft dir, die 81 Planungsschritte in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Lücken vor dem Veranstaltungstag zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route festlegen
2 Personen
Route prüfen
2 Personen
Startort festlegen
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
Endlocation reservieren
Fahrradreparatur reservieren
Fotograf buchen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Routenkarte gestalten
Streckenkarte drucken lassen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Freiwillige informieren
2 Personen
Strecke erneut fahren
2 Personen
Gefahrenstellen markieren
2 Personen
Notrufnummern sammeln
Teilnehmerliste ausdrucken
Armbänder sortieren
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Wegweiser prüfen
2 Personen
Fahrradpumpen testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kästen prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Routenpakete zusammenstellen
3 Personen
Freiwilligenpakete zusammenstellen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Ruheposten einrichten
3 Personen
Fahrradreparaturstation einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Volunteer-Briefing geben
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Fahrräder kontrollieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
Radtour starten lassen
3 Personen
Routeposten besetzen
6 Personen
Ruheposten besetzen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks servieren
2 Personen
Fahrradpannen unterstützen
2 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Hintere Fahrer betreuen
2 Personen
Zieleinlauf registrieren
3 Personen
Medaillen verteilen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Warme Mahlzeit servieren
4 Personen
Getränke im Zielbereich servieren
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Musik organisieren
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser abholen
6 Personen
Fahrradabstellplatz aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Materialien verladen
4 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Spenden sicher einzahlen
2 Personen
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
2 Personen
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Routendaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
KlapptischAnz. 8
KlappstuhlAnz. 30
BierzeltgarniturAnz. 4
FahrradständerAnz. 10
AbsperrgitterAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbares TrinkglasAnz. 150
KaffeetasseAnz. 100
SpeisetellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetAnz. 120
SchöpfkelleAnz. 8
KaraffeAnz. 8

Ausstattung

KühlboxAnz. 8
KaffeemaschineAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
Mobile Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
SteckdosenleisteAnz. 4
FahrradpumpeAnz. 4
FahrradflicksetAnz. 6
FahrradwerkzeugsetAnz. 3
ErsatzschlauchAnz. 15
Start- und ZieluhrAnz. 2

Sportmaterial

StartnummerAnz. 120
ArmbandAnz. 120
FahrradmedailleAnz. 120
SicherheitswesteAnz. 30
RoutenpfeilAnz. 80
WegweiserAnz. 25
MarkierungskegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 6
FahrradlichtAnz. 20
ReflexionsbandAnz. 30
TrinkflascheAnz. 120
TrinkflaschenkisteAnz. 8
KühltascheAnz. 8
StreckenkarteAnz. 130
KlemmbrettAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
NotdeckeAnz. 12
HandschuhAnz. 20

Küche

SchneidebrettAnz. 6
KochmesserAnz. 6
BrotmesserAnz. 3
SchaleAnz. 12
ServierplatteAnz. 8
ServiertablettAnz. 6
ThermoskanneAnz. 8
MessbecherAnz. 3
Kühlbarer GetränkespenderAnz. 4

Reinigung

MülleimerAnz. 12
WischmoppAnz. 4
EimerAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HanddesinfektionsmittelAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampeAnz. 8
LichterketteAnz. 4
BatterielaterneAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Fahre die Strecke nicht nur einmal ab: Prüfe sie frühzeitig und erneut kurz vor der Tour. Markiere Gefahrenstellen und hinterlege Notrufnummern für das Helferteam.
Beantrage Genehmigungen und kläre die Verkehrsmaßnahmen mehrere Wochen vor dem Termin. Eine bestätigte Route reicht nicht aus, wenn Absperrungen oder Sicherheitswesten noch fehlen.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag ab. Erfasse Ernährungswünsche, bestätige die Teilnehmer und drucke Teilnehmerliste, Startnummern und Armbänder rechtzeitig aus.
Plane für Start und Ziel getrennte Aufgaben ein: Am Start brauchst du Fahrradständer, Startnummern und eine Start- und Zieluhr; am Ziel zusätzlich Sitzplätze, Geschirr und eine funktionierende Beschallungsanlage.
Lege einen festen Reparaturpunkt fest und besetze ihn mit Pumpe, Flickset, Werkzeug und Ersatzschläuchen. Reserviere die Fahrradreparatur früh und teile mindestens eine verantwortliche Person dafür ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefiz-Radtour anmelden?: Erstelle das Anmeldeformular mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Start. So bleiben genug Zeit für Einladungen, Sponsoren, Teilnehmerbestätigungen und die Erfassung von Ernährungswünschen.
Wann muss die Route für eine Radtour feststehen?: Lege die Route mindestens 8 Wochen vorher fest und prüfe sie anschließend vor Ort. Eine zweite Fahrt kurz vor der Veranstaltung zeigt, ob sich Baustellen, Gefahrenstellen oder Verkehrsbedingungen geändert haben.
Wie viele Helfer braucht man für eine Radtour?: Teile die Helfer spätestens 2 Wochen vorher festen Aufgaben zu, etwa Anmeldung, Strecke, Reparaturpunkt und Ziel. Die genaue Zahl hängt von der Teilnehmerzahl und der Streckenlänge ab; jede Station sollte während der gesamten Tour besetzt sein.
Was muss am Veranstaltungstag für Fahrradpannen bereitliegen?: Halte mindestens eine Fahrradpumpe, ein Fahrradflickset, ein Fahrradwerkzeugset und mehrere Ersatzschläuche bereit. Richte den Reparaturpunkt vor dem Einlass ein und informiere alle Helfer über seinen Standort.

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