Checklist pour organiser une balade à vélo caritative

Une balade à vélo caritative demande surtout une bonne coordination du parcours, des autorisations et de la sécurité. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix de l’itinéraire jusqu’à l’accueil à l’arrivée. Elle prévoit aussi les points souvent oubliés : assurance, circulation, réparations, besoins alimentaires et répartition des bénévoles. Utilisez-la pour suivre les préparatifs sans attendre les derniers jours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer l’itinéraire
2 personnes
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
Fixer le lieu de départ
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Réserver le lieu d’arrivée
Réserver un réparateur de vélos
Réserver le photographe
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Concevoir la carte d'itinéraire
Faire imprimer la carte de l'itinéraire
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Informer les bénévoles
2 personnes
Refaire le parcours à vélo
2 personnes
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
Rassembler les numéros d’urgence
Imprimer la liste des participants
Trier les bracelets
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Tester les pompes à vélo
2 personnes
Vérifier les trousses de premiers secours
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les dossiers de parcours
3 personnes
Préparer les kits des bénévoles
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Aménager la zone de repos
3 personnes
Mettre en place le point de réparation de vélos
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les vélos
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Lancer la sortie à vélo
3 personnes
Tenir le poste de route
6 personnes
Assurer le poste de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Accompagner les coureurs de queue
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Remettre la médaille
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Servir les boissons à l’arrivée
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Fournir la musique
Remercier les participants
2 personnes
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
Ranger le parking à vélos
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Dépôt sécurisé des dons
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Archiver les données de l'itinéraire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 30
Ensemble de table de bièreqté 4
Porte-vélosqté 10
Barrière de sécuritéqté 12

Vaisselle

Verre à boisson réutilisableqté 150
Tasse à caféqté 100
Assiette de dînerqté 120
Assiette à dessertqté 120
Set de couvertsqté 120
Cuillère de serviceqté 8
Carafeqté 8

Équipement

Glacièreqté 8
Machine à caféqté 3
Bouilloireqté 2
Bac de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Pompe à véloqté 4
Kit de réparation de pneusqté 6
Kit d’outils véloqté 3
Chambre à air de rechangeqté 15
Horloge de départ et d’arrivéeqté 2

Matériel de sport

Dossardqté 120
Braceletqté 120
Médaille de cyclismeqté 120
Gilet de sécuritéqté 30
Flèche de parcoursqté 80
Panneau d’orientationqté 25
Côneqté 30
Ruban de balisageqté 6
Lumière de véloqté 20
Bande réfléchissanteqté 30
Bidonqté 120
Caisse de bidonsqté 8
Sac isothermeqté 8
Carte d’itinéraireqté 130
Presse-papiersqté 8
Styloqté 30
Couverture de survieqté 12
Gantqté 20

Cuisine

Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Couteau à painqté 3
Platqté 12
Plat de serviceqté 8
Plateau de serviceqté 6
Thermosqté 8
Tasse à mesurerqté 3
Distributeur de boissons réfrigéréqté 4

Nettoyage

Poubelleqté 12
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 8

Éclairage

Lampe LEDqté 8
Guirlande lumineuseqté 4
Lanterne à pilesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’itinéraire et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour valider le départ, l’arrivée, l’assurance et les éventuelles mesures de circulation.
Refaites le parcours à vélo avant l’événement, idéalement 10 à 14 jours à l’avance. Notez les zones dangereuses, les passages difficiles et les endroits où installer une signalisation.
Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la balade. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de trier les dossards et les bracelets et d’imprimer la liste définitive.
Prévoyez un responsable réparation identifié dès le départ, avec une pompe, un kit de réparation de pneus, des chambres à air de rechange et un kit d’outils vélo. Indiquez aussi les numéros d’urgence à tous les bénévoles.
Pour l’accueil et l’arrivée, comptez les tables, chaises, porte-vélos, barrières et équipements de service selon le nombre confirmé de participants. Testez la sonorisation, le microphone, les rallonges et l’horloge de départ et d’arrivée la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une balade à vélo caritative ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de vérifier l’itinéraire, demander les autorisations, confirmer l’assurance, recruter les bénévoles et réserver le lieu d’arrivée ainsi que le réparateur et le photographe.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour une balade à vélo ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant le départ. Vous pourrez confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et préparer les dossards, bracelets, médailles et listes imprimées.
Comment sécuriser le parcours d’une balade à vélo caritative ?: Refaites l’itinéraire à vélo 10 à 14 jours avant l’événement, puis signalez les zones dangereuses et coordonnez les mesures de circulation. Chaque bénévole doit disposer des consignes et des numéros d’urgence avant le jour J.
Que prévoir pour les pannes de vélo pendant la balade ?: Prévoyez au minimum une pompe à vélo, un kit de réparation de pneus, un kit d’outils vélo et des chambres à air de rechange. Désignez un réparateur ou une personne responsable avant le départ et indiquez clairement où le joindre.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.