Fietsmarathon organiseren: checklist en planning

Een fietsmarathon organiseren vraagt meer dan een route uitzetten en deelnemers uitnodigen. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, medische hulp, fietsservice, tijdregistratie en de inrichting van start en finish. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar inschrijving, vrijwilligers en materiaal. Met deze checklist houd je de 70 taken en 65 spullen in de juiste volgorde bij, zodat je niet pas op de laatste dag ontdekt dat routeborden, startnummers of reservebinnenbanden ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Route volledig voorfietsen
3 personen
Gevaarlijke routepunten markeren
2 personen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Medische ondersteuning vastleggen
Fietsservice vastleggen
Tijdregistratie kiezen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Routekaart publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen controleren
Routeborden bestellen
Startnummers laten drukken
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Fietsservicepunt inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Route uitzetten
8 personen

Event

Verkeersposten bemannen
8 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Deelnemers laten starten
4 personen
Tijdregistratie bedienen
2 personen
Routepost bevoorraden
4 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Fietspech onderweg verhelpen
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Achterblijvers controleren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille uitdelen
2 personen
Warme drank serveren
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
6 personen
Verkeersmaterialen ophalen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Fietsservice opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Afvalbakkenaantal 8
Startboog
Podiumdelenaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Startnummersaantal 120
Veiligheidsspeldenaantal 300
Medaillelintenaantal 120
Fietsstandaardsaantal 20
Fietspompenaantal 4
Reparatiestandaardsaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 10
Fietspompadaptersaantal 10
Kabelbindersaantal 200
Reflectiehesjesaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 20
Stopwatchesaantal 6
Walkietalkiesaantal 12
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele opladersaantal 8
Mobiele luidsprekersaantal 2
Microfoon
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 8
Waterjerrycansaantal 10
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Koelelementenaantal 30

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Desinfectiegelaantal 4
Pleistersaantal 200

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Sponsorbannersaantal 12
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Afwasbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het voorfietsen ruim vóór de deelnemersinformatie: controleer elk routepunt, markeer gevaarlijke passages en bepaal waar routepijlen, verkeerskegels of afzethekken nodig zijn.
Regel vergunningen, verzekering en het verkeersplan vroeg. Neem voor de definitieve route ook start- en finishlocatie mee, omdat die bepalend zijn voor verkeersstromen, vrijwilligers en inrichting.
Maak vrijwilligersindeling op basis van posten, niet alleen op basis van het totaal. Voorzie onder meer bezetting bij start en finish, routepunten, tijdregistratie, fietsservice en medische ondersteuning.
Controleer het technische materiaal per reparatiepost: fietspompen, adapters, gereedschapskoffers, bandenlichters en reservebinnenbanden moeten samen beschikbaar zijn; losse onderdelen op verschillende locaties helpen niet.
Stuur deelnemersinformatie pas nadat aanmeldingen, dieetwensen, startnummers en routekaart zijn verwerkt. Controleer uiterlijk een week vooraf reserveringen, boodschappen, printwerk, walkietalkies en verlengkabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsmarathon organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locaties, vergunningen en verzekering. Plan het voorfietsen en het verkeersplan daarna ruim vóór de inschrijving opent.
Welke medische ondersteuning heb ik nodig bij een fietsmarathon?: Leg medische ondersteuning vast voordat je deelnemers uitnodigt en bepaal per routegedeelte waar hulp bereikbaar is. Neem minimaal de route, gevaarlijke punten en contactverbindingen mee in het plan; controleer dit uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietsmarathon?: Het aantal hangt af van de route en het aantal posten, maar maak voor elke taak een aparte bezetting: start, finish, routepunten, tijdregistratie, fietsservice en medische ondersteuning. Rond de indeling minstens 2 weken vooraf af, zodat je uitval nog kunt opvangen.
Wanneer moet ik startnummers en routeborden regelen?: Bestel routeborden en laat startnummers drukken nadat de route en deelnemersregistratie definitief zijn. Controleer beide uiterlijk 1 week voor de fietsmarathon en leg veiligheidsspelden, routepijlen en bevestigingsmateriaal direct erbij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.