Checklist pour organiser une marathon cycliste

Une marathon cycliste se prépare d’abord sur le parcours, puis autour de la sécurité et de la logistique du jour J. Comptez plusieurs semaines pour obtenir les autorisations, confirmer l’assurance et recruter les bénévoles nécessaires. La reconnaissance complète du tracé permet de repérer les zones dangereuses et de placer les panneaux au bon endroit. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir, des premières décisions jusqu’aux inscriptions et aux derniers achats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Reconnaître entièrement le parcours à vélo
3 personnes
Marquer les points dangereux du parcours
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Prévoir l’assistance médicale
Réserver le service vélo
Choisir le chronométrage
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Publier la carte du parcours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les réservations
Commander des panneaux de signalisation
Faire imprimer les dossards
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager un point service vélo
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tracer l’itinéraire
8 personnes

Événement

Tenir les postes de circulation
8 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Faire démarrer les participants
4 personnes
Gérer le chronométrage
2 personnes
Approvisionner le point de ravitaillement
4 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réparer les pannes de vélo en route
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Vérifier les retardataires
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Remettre la médaille
2 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Accompagner les derniers participants
3 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
Récupérer le matériel de circulation
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Ranger le service vélos
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Poubellesqté 8
Arche de départ
Éléments de podiumqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Numéros de départqté 120
Épingles de sûretéqté 300
Rubans de médailleqté 120
Supports à vélosqté 20
Pompes à véloqté 4
Supports de réparationqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 10
Adaptateurs pour pompe à véloqté 10
Serre-câblesqté 200
Gilets réfléchissantsqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 12
Panneaux d'avertissementqté 20
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chargeurs mobilesqté 8
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 8
Bidons d'eauqté 10
Carafesqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 30

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Gel désinfectantqté 4
Pansementsqté 200

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Bannières sponsorsqté 12
Nappesqté 10

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Reconnaissez l’intégralité du parcours à vélo, pas seulement le départ et l’arrivée. Notez chaque virage dangereux, croisement et zone nécessitant des cônes, des barrières ou des flèches de direction.
Lancez les demandes d’autorisation et la vérification de l’assurance plusieurs semaines avant l’épreuve. Le plan de circulation doit correspondre exactement à l’itinéraire finalement publié.
Ne recrutez pas les bénévoles au dernier moment : répartissez-les par poste et transmettez-leur les consignes avant la course. Prévoyez des gilets réfléchissants et des talkies-walkies pour les points éloignés.
Préparez l’assistance mécanique avec des pompes, des supports de réparation, des boîtes à outils, des démonte-pneus et des chambres à air de rechange. Vérifiez aussi les adaptateurs de pompe et les serre-câbles, souvent oubliés.
Fermez les inscriptions assez tôt pour attribuer les numéros de départ, imprimer les dossards et recueillir les besoins alimentaires. Gardez une liste imprimée et une version sur ordinateur portable pour le retrait des dossards.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marathon cycliste ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour fixer l’itinéraire, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance et recruter les bénévoles. Ajoutez une marge si le parcours nécessite un plan de circulation ou plusieurs accords.
Quand faut-il publier le parcours d’une marathon cycliste ?: Publiez la carte dès que l’itinéraire et les autorisations sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le départ. Envoyez ensuite les informations pratiques aux participants après la clôture des inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une marathon cycliste ?: Le nombre dépend du parcours et des croisements, mais répartissez les bénévoles par poste avant le jour J et prévoyez au moins une personne de remplacement. Donnez à chacun son emplacement, son horaire et le moyen de contacter l’organisation.
Quand imprimer les dossards et les numéros de départ ?: Imprimez-les après la clôture des inscriptions et la validation des informations des participants, généralement 5 à 7 jours avant la course. Préparez aussi des épingles de sûreté et une liste papier pour corriger rapidement une erreur sur place.

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