Festivalrommelmarkt organiseren: checklist en planning
Een festivalrommelmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen verkopers en tafels regelen. Leg eerst datum, locatie, vergunning en verkoopvoorwaarden vast; daarna volgen de werving, indeling en bezoekersinformatie. In de laatste week controleer je het weer, druk je de verkoperslijst en plattegrond af en bereid je kassa, pinapparaat en materialen voor. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouw, goed bereikbare verkoopplaatsen en een gecontroleerd terrein.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktvergunning controleren
Verzekering controleren
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
Verkopers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkoopplaatsen indelen
2 personen
Reserveringen maken
Bezoekersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Verkoperslijst afdrukken
Plattegrond afdrukken
Contant geld opnemen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Verkoopnummers sorteren
2 personen
Kassa voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Tafels schoonmaken
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Parkeerborden plaatsen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kramen nummeren
2 personen
Stroomkabels aanleggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Ingang inrichten
2 personen
Informatiebord plaatsen
Toiletten controleren
2 personen
Toiletbenodigdheden aanvullen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Eetpunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar kramen wijzen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Laatste veiligheidscontrole
2 personen
Kassa openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Verkoopplaatsen vrijhouden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
Verlichting controleren
Muziekvolume controleren
Eindtijd aankondigen
Verkopers laten afbouwen
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Muziek uitschakelen
Nazorg
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein vegen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Kasgeld veilig opbergen
2 personen
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Marktkramenaantal 30
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 6
- Klaptafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Kassa
- Pinapparaat
- Muziekinstallatie
- Microfoon
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Handlampenaantal 4
- Brandblussersaantal 2
- EHBO-koffers
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- LED-bouwlampenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 12
- Prijshoudersaantal 40
- Pijlbordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 4
- Verkoopnummersaantal 35
- Naamstickersaantal 50
- Pennenaantal 20
- Plakbandaantal 8
- Tie-wrapsaantal 100
- Touwaantal 100
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Schotelsaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Theelepelsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Broodmessenaantal 2
- Maatbekersaantal 2
- Koelkrattenaantal 4
- Dienbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakspraysaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Papierenhanddoekdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
- Contantgeldbakkenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de marktvergunning en verzekering voordat je verkopers uitnodigt. Plan dit minimaal 6 tot 8 weken voor de markt, zodat voorwaarden of beperkingen nog verwerkt kunnen worden.
- Maak de indeling op basis van het aantal aangemelde verkopers en geef elke verkoopplaats een verkoopnummer. Stuur de plattegrond en bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf mee.
- Regel contant geld én een pinapparaat voor de kassa; neem het wisselgeld uiterlijk de dag ervoor op. Leg verkoopnummers, prijshouders en de verkoperslijst apart klaar voor de opbouw.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie partytenten, kabelmatten en verlichting plaatst. Gebruik kabelmatten bij verlengkabels en leg handlampen of LED-bouwlampen klaar als de opbouw vroeg begint.
- Open de locatie met een vaste terreinronde: parkeerborden plaatsen, tafels en marktkramen controleren, brandblussers en EHBO-koffers zichtbaar neerzetten en pas daarna verkopers binnenlaten. Reken hiervoor minimaal 60 minuten vóór de afgesproken starttijd.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een festivalrommelmarkt organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en verzekering. Gebruik de daaropvolgende weken voor verkoperswerving, aanmeldingen, verkoopvoorwaarden en de indeling.
- Wanneer moet ik verkopers uitnodigen voor een festivalrommelmarkt?
- Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en verkoopvoorwaarden vaststaan, bij voorkeur 5 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het evenement, zodat je de verkoopplaatsen en plattegrond kunt maken.
- Wanneer controleer ik het weer voor een festivalrommelmarkt?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de markt. Gebruik die momenten om partytenten, koelboxen, verlichting en eventuele wijzigingen in de opbouw te bevestigen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een festivalrommelmarkt?
- Plan minimaal 2 uur voor het plaatsen van marktkramen, tafels, stoelen, borden en kabels. Open de locatie minstens 60 minuten vóór de start voor de terreincontrole en ontvangst van verkopers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!