Festival-Trödelmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Festival-Trödelmarkt braucht mehr als Tische und Verkäufer. Kläre zuerst Ort, Genehmigung, Versicherung und Verkaufsbedingungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Besucherinfos und die praktische Vorbereitung vor Ort. Der Plan umfasst 78 Aufgaben und 64 benötigte Dinge – von Marktständen und Kleiderständern bis zu Kasse, Kabelmatten, Kühlboxen und Erste-Hilfe-Koffer.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Marktgenehmigung prüfen
Versicherung prüfen
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
Verkäufer anwerben
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Verkaufsstände einteilen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Besucherinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Verkäuferliste drucken
Lageplan drucken
Bargeld abheben
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Verkaufsnummern sortieren
2 Personen
Kasse vorbereiten
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Tische reinigen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Parkschilder aufstellen
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stände nummerieren
2 Personen
Stromkabel verlegen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Musik anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Eingang gestalten
2 Personen
Infotafel aufstellen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Toilettenbedarf auffüllen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Essensbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Verkäufer empfangen
3 Personen
Verkäufer zu den Ständen lotsen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle
2 Personen
Kasse öffnen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Verkaufsplätze freihalten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Tische zwischendurch abwischen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Lautstärke der Musik kontrollieren
Endzeit ankündigen
Verkäufer abbauen lassen
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Musik ausschalten

Nachbereitung

Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände fegen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Bargeld sicher aufbewahren
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Ort sauber übergeben
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 30
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
KlappischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Kasse
Kartenterminal
Musikanlage
Mikrofon
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
HandlampenAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-Koffer

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-BaustrahlerAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
PreishalterAnz. 40
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 4
VerkaufsnummernAnz. 35
NamensaufkleberAnz. 50
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 100
SeilAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
TeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 2
KühlkistenAnz. 4
TablettsAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungsspraysAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
BargeldkassenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Verkaufsbedingungen und Standgrößen fest, bevor du Verkäufer anwirbst. So weißt du früh, wie viele Marktstände, Tische und Kleiderständer tatsächlich benötigt werden.
Verschicke Besucherinformationen nicht erst am Veranstaltungstag. Teile Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Lageplan und wichtige Regeln spätestens einige Tage vorher mit.
Plane die Kasse getrennt von der Verkaufsorganisation: Bargeld abheben, Kartenterminal prüfen, Verkaufsnummern sortieren und Wechselgeld vor dem Öffnen bereitlegen.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und entscheide dann über Partyzelte, Kühlboxen, Lichterketten und zusätzliche Beleuchtung. Kabel sollten mit Kabelmatten gesichert werden.
Öffne das Gelände mit einer festen Reihenfolge: erst Parkschilder aufstellen, dann Stände und Wege kontrollieren, anschließend Kasse, Infotafeln und Verkaufsnummern sichtbar anbringen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Festival-Trödelmarkt organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigung und Versicherung. Verkäuferwerbung und Anmeldungen sollten danach mehrere Wochen laufen, damit du Stände sinnvoll einteilen kannst.
Was muss ich für einen Festival-Trödelmarkt vorab genehmigen lassen?: Prüfe vor der Veröffentlichung, ob eine Marktgenehmigung erforderlich ist und welche Auflagen für Ort, Musik, Verkauf und Besucher gelten. Kläre außerdem den Versicherungsschutz spätestens vor der Anmeldung der Verkäufer.
Wie viele Tische brauche ich für einen Festival-Trödelmarkt?: Das hängt von der vereinbarten Standgröße und der Zahl der angemeldeten Verkäufer ab. Teile die Verkäufer zuerst nach Standflächen ein und bestelle oder reserviere die Tische erst danach, statt pauschal eine Menge zu schätzen.
Was sollte am Morgen des Trödelmarkts zuerst passieren?: Öffne das Gelände früh genug für Aufbau und Kontrolle, idealerweise mindestens 2 Stunden vor dem Besucherstart. Stelle zuerst Parkschilder und Stände auf, sichere Kabel und Wege und richte danach Kasse, Infotafeln und Verkaufsnummern ein.

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