Checklist para organizar un mercadillo de festival

Organizar un mercadillo de festival requiere coordinar vendedores, permisos, puestos y cobros antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde fijar la fecha y comprobar el seguro hasta inspeccionar el recinto. También contempla lo que suele faltar a última hora: planos impresos, números de venta, efectivo, señalización, iluminación y material para los puestos. Úsala como calendario de preparación y como control final el día del mercadillo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar el permiso de mercado
Comprobar el seguro
Redactar las condiciones de venta
2 personas
Reclutar vendedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Organizar los puestos de venta
2 personas
Hacer reservas
Enviar información a los visitantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir lista de vendedores
Imprimir el plano
Retirar dinero en efectivo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Ordenar los números de venta
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Limpiar las mesas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar los puestos
2 personas
Tender los cables de alimentación
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la música
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Colocar el cartel informativo
Comprobar los baños
2 personas
Reponer los artículos del baño
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el punto de comida
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Indicar a los vendedores sus puestos
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Última revisión de seguridad
2 personas
Abrir la caja
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Reservar los puestos de venta
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Limpiar las mesas entre turnos
2 personas
Comprobar la iluminación
Comprobar el volumen de la música
Anunciar la hora de finalización
Ayudar a los vendedores a recoger
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Apagar la música

Seguimiento

Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Barrer el recinto
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar el efectivo de caja en un lugar seguro
2 personas
Enfriar la comida sobrante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 30
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Caja registradora
Máquina de sellado
Instalación de sonido
Micrófono
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Neveras portátilescant. 4
Linternas de manocant. 4
Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilios

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LED de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Portaprecioscant. 40
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 4
Números de ventacant. 35
Pegatinas con nombrecant. 50
Bolígrafoscant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100
Cuerdacant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharillascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Jarras medidorascant. 2
Cajas isotérmicascant. 4
Bandejascant. 6
Tablas de cortarcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sprays de limpiezacant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Cajas para dinero en efectivocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Comprueba el permiso del mercado y el seguro antes de invitar a los vendedores; si falta uno de los dos, la convocatoria puede tener que retrasarse. Redacta también las condiciones de venta con antelación.
Cierra las inscripciones varios días antes del evento para poder ordenar los puestos, imprimir la lista de vendedores y preparar el plano sin cambios de última hora.
Prepara un número de venta para cada puesto y coloca portaprecios, carteles direccionales y paneles informativos antes de abrir. Los visitantes deberían encontrar entradas, aparcamiento y puestos sin tener que preguntar.
Reserva tiempo específico para el montaje de carpas, mesas, sillas, percheros y puestos de mercado. Revisa además cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables antes de conectar el sonido, las cafeteras o la iluminación.
El día del mercadillo, comprueba el pronóstico, retira el efectivo, llena las neveras portátiles y revisa el recinto antes de abrir. Ten localizables los extintores, los botiquines y las linternas, incluso si el evento termina con luz de día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo de festival?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha y lugar, comprobar permisos y seguro, reclutar vendedores y publicar el evento. Deja los últimos 7 días para cerrar inscripciones, preparar el plano y confirmar materiales.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los vendedores?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del mercadillo. Así tendrás tiempo para organizar los puestos, enviar la información a los visitantes e imprimir la lista de vendedores y los números de venta.
¿Cuánto efectivo hay que preparar para la caja registradora?: Prepara el efectivo necesario para el cambio según el número de vendedores y las ventas previstas, y retíralo el mismo día o como máximo 24 horas antes. Guarda la caja en un lugar controlado y registra quién la recibe.
¿Cuándo se debe montar el recinto del mercadillo?: Abre la ubicación entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Ese margen permite colocar carpas, mesas, señalización, iluminación y puestos, llenar las neveras e inspeccionar cables, accesos y salidas.

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