Zo organiseer je een festivalbruiloft

Een festivalbruiloft vraagt om meer dan een ceremonie, diner en feest op één locatie. Je bouwt een tijdelijke festivalplek met een duidelijke route, stroom, beschutting, catering en een programma dat gasten zelfstandig kunnen volgen. Begin met datum, locatie en gastenlijst; leg daarna leveranciers en huurmaterialen vast. Werk in de laatste weken toe naar een definitieve plattegrond, tafelschikking, dieetoverzicht en draaiboek voor ceremoniemeester en vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst opstellen
2 personen
3
Leveranciers selecteren
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Ceremonie-indeling bepalen
2 personen
9
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
10
Menu en drankkaart kiezen
2 personen
11
Catering reserveren
12
Fotograaf reserveren
13
Bloemen bestellen
14
Huurmaterialen bestellen
15
Weerscenario bepalen
2 personen
16
Plattegrond maken
17
Tafelschikking maken
18
Ceremoniemeester aanwijzen
2 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Definitieve gastenlijst maken
21
Naamkaartjes maken
2 personen
22
Programma afdrukken
23
Routeborden voorbereiden
2 personen
24
Versiering inkopen
2 personen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Bloemen ophalen
29
Bruidstaart ophalen
30
Locatie controleren
2 personen
31
Terrein vrijmaken
4 personen
32
Partytenten opbouwen
5 personen
33
Ceremoniestoelen plaatsen
3 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen rond tafels plaatsen
4 personen
36
Dansvloer leggen
3 personen
37
Podiumzone inrichten
3 personen
38
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
39
Verlichting ophangen
3 personen
40
Versiering ophangen
4 personen
41
Bloemstukken plaatsen
2 personen
42
Welkomsttafel inrichten
2 personen
43
Buffettafels inrichten
3 personen
44
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
45
Hapjes voorbereiden
4 personen
46
Koffiepunt inrichten
2 personen
47
Drankpunt inrichten
2 personen
48
Toiletten voorzien
49
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
50
Techniek testen
2 personen

Event

51
Leveranciers ontvangen
2 personen
52
Gasten verwelkomen
3 personen
53
Programma uitdelen
2 personen
54
Ceremonie begeleiden
3 personen
55
Welkomstdrank serveren
3 personen
56
Hapjes serveren
4 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Buffet openen
2 personen
59
Buffet aanvullen
3 personen
60
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Koffie en thee serveren
2 personen
63
Bruidstaart aansnijden
2 personen
64
Taart serveren
3 personen
65
Dansvloer vrijmaken
2 personen
66
Laatste ronde schenken
2 personen
67
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

68
Afval verzamelen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Meubilair afbreken
5 personen
71
Tenten afbreken
5 personen
72
Decoratie verwijderen
3 personen
73
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
74
Verlichting afhalen
2 personen
75
Koelmaterialen legen
2 personen
76
Locatie schoonmaken
4 personen
77
Toiletten schoonmaken
2 personen
78
Overgebleven eten verpakken
2 personen
79
Huurmaterialen retourneren
2 personen
80
Afval afvoeren
2 personen
81
Verloren spullen verzamelen
82
Bloemstukken verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Ronde tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Ceramoniestoelenaantal 90
Statafelsaantal 6
Dansvloer
Podium
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 90
Eetlepelsaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Messen voor bereidingaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
IJsdispensersaantal 2

Keuken

Serveerschalenaantal 14
Serveerschotelsaantal 10
Schenkkannenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Melkkannenaantal 6
Suikerkommenaantal 6
Taartmes
Taartplateausaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Servettenaantal 120
Naamkaartjesaantal 90
Welkomstbord
Programmafoldersaantal 100
Bloemvazenaantal 16
Lichtslingersaantal 12
Lampionnenaantal 30
Tafeldecoratiesaantal 14
Ceremonieboog
Routebordenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12
Lichtdimmersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg partytenten, meubilair, servies, koeling en geluidsapparatuur vast zodra de locatie bekend is. Controleer uiterlijk 8 weken vooraf welke materialen geleverd, opgebouwd en weer opgehaald moeten worden.
Maak na de aanmeldingen één definitieve gastenlijst met dieetwensen en deel die met catering, ceremoniemeester en degene die de naamkaartjes maakt. Plan hiervoor een sluitingsdatum van 4 tot 6 weken voor de bruiloft.
Werk de plattegrond uit vóór je de tafelschikking maakt. Zet ceremonie, diner, buffet, dansvloer, podium, garderobe, toiletroute en eventuele tenten erop, zodat looproutes en geluidsrichting zichtbaar zijn.
Bepaal uiterlijk 6 weken vooraf wat er gebeurt bij regen, harde wind of hitte. Noteer wie tenten, stoelen, microfoons, routeborden en programmawijzigingen regelt; een mondeling plan blijft op de dag zelf te kwetsbaar.
Maak een apart stroom- en techniekoverzicht voor geluidsinstallatie, draadloze microfoons, luidsprekers, koffiezetapparaten, waterkokers en koelkasten. Test de aansluitingen tijdens de opbouw en leg verlengsnoeren en stekkerdozen per zone klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een festivalbruiloft organiseren?: Begin idealiter 9 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie, gastenlijst en leveranciers. Leg huurmaterialen, catering, fotograaf en muziek uiterlijk 4 tot 6 maanden vooraf vast, omdat tenten en techniek beperkt beschikbaar kunnen zijn.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een festivalbruiloft?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 maanden voor de bruiloft. Vraag om aanmelding en dieetwensen uiterlijk 6 weken vooraf, zodat catering, tafelschikking en naamkaartjes op tijd definitief zijn.
Hoe maak je een draaiboek voor een festivalbruiloft?: Werk met tijden, verantwoordelijken en locaties vanaf de opbouw tot het einde van het feest. Zet minimaal 2 weken vooraf de ceremonie, catering, muziek, speeches, leveranciers, vrijwilligers en het weerscenario in één gedeeld draaiboek.
Wat regel je bij slecht weer voor een festivalbruiloft?: Kies uiterlijk 6 weken vooraf tussen tenten, een binnenruimte of een aangepaste opstelling en bepaal wanneer je beslist. Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting en wijs één persoon aan die de verhuur, catering en gasten informeert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.