Festivalhochzeit organisieren: So gelingt die Planung

Eine Festivalhochzeit braucht mehr als eine schöne Wiese und Musik. Du planst gleichzeitig Zeremonie, Dinner, Tanz, Technik, Wetterausweichlösung und die Wege für deine Gäste. Beginne mit Datum, Ort und Gästeliste und arbeite dich dann zu Dienstleistern, Programm und Ausstattung vor. Besonders leicht werden Strom, Beschilderung und Zuständigkeiten übersehen – kläre diese Punkte, bevor der Aufbau beginnt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Gästeliste erstellen
2 Personen
3
Lieferanten auswählen
2 Personen
4
Einladungen gestalten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Zeremonie-Ablauf festlegen
2 Personen
9
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
10
Speise- und Getränkekarte auswählen
2 Personen
11
Catering reservieren
12
Fotograf buchen
13
Blumen bestellen
14
Mietmaterial bestellen
15
Wetterszenario festlegen
2 Personen
16
Lageplan erstellen
17
Tischordnung erstellen
18
Moderator bestimmen
2 Personen
19
Freiwillige einteilen
2 Personen
20
Endgültige Gästeliste erstellen
21
Namensschilder erstellen
2 Personen
22
Programm drucken
23
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
24
Dekoration einkaufen
2 Personen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Getränke kühlen
2 Personen
28
Blumen abholen
29
Hochzeitstorte abholen
30
Ort überprüfen
2 Personen
31
Gelände freimachen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
5 Personen
33
Zeremoniestühle aufstellen
3 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle um Tische platzieren
4 Personen
36
Tanzfläche verlegen
3 Personen
37
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
38
Tontechnik anschließen
2 Personen
39
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
4 Personen
41
Blumengestecke platzieren
2 Personen
42
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
43
Buffettische einrichten
3 Personen
44
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
45
Snacks vorbereiten
4 Personen
46
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
47
Getränkepunkt einrichten
2 Personen
48
Toiletten ausstatten
49
Namensschilder auslegen
2 Personen
50
Technik testen
2 Personen

Event

51
Lieferanten empfangen
2 Personen
52
Gäste begrüßen
3 Personen
53
Programm verteilen
2 Personen
54
Zeremonie begleiten
3 Personen
55
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
56
Snacks servieren
4 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Buffet eröffnen
2 Personen
59
Buffet auffüllen
3 Personen
60
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
61
Geschirr sammeln
3 Personen
62
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
63
Hochzeitstorte anschneiden
2 Personen
64
Torte servieren
3 Personen
65
Tanzfläche freiräumen
2 Personen
66
Letzte Runde ausschenken
2 Personen
67
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

68
Abfall sammeln
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Möbel abbauen
5 Personen
71
Zelte abbauen
5 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Tonausrüstung einpacken
2 Personen
74
Beleuchtung abbauen
2 Personen
75
Kühlmaterialien entleeren
2 Personen
76
Location reinigen
4 Personen
77
Toiletten reinigen
2 Personen
78
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
79
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
80
Abfall entsorgen
2 Personen
81
Verlorene Sachen einsammeln
82
Blumengestecke verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
Runde TischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 4
ZeremonienstühleAnz. 90
StehtischeAnz. 6
Tanzfläche
Bühne
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 90
EsslöffelAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Messer für die VorbereitungAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
EisspenderAnz. 2

Küche

ServierschalenAnz. 14
ServierplattenAnz. 10
AusgießkannenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
MilchkannenAnz. 6
ZuckerschalenAnz. 6
Tortenmesser
KuchenständerAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
ServiettenAnz. 120
NamensschilderAnz. 90
Willkommensschild
ProgrammhefteAnz. 100
BlumenvasenAnz. 16
LichterkettenAnz. 12
LampionsAnz. 30
TischdekorationenAnz. 14
Zeremonienbogen
WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
BatterielaternenAnz. 12
LichtdimmerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Datum, Ort und Gästeliste fest. Sobald die ungefähle Personenzahl steht, kannst du Catering, Mietmaterial, Zelte, Tische und Stühle verlässlich anfragen.
Plane die Festivalstruktur in Blöcken: Zeremonie, Essen, Musikprogramm und Tanz. Halte Übergänge mit Uhrzeiten fest und bestimme eine Person, die am Tag selbst den Ablauf moderiert.
Buche Catering, Fotograf, Blumen und Mietmaterial mehrere Monate vorher. Für eine Hochzeit mit 62 unterschiedlichen Ausstattungspositionen solltest du früh prüfen, wer Lieferung, Aufbau, Abholung und Ersatz bei Defekten übernimmt.
Erstelle spätestens zwei Wochen vor dem Termin einen Wetterplan. Prüfe dabei nicht nur Partyzelte, sondern auch trockene Wege, Beleuchtung, Stromanschlüsse, Kühlung und einen geschützten Platz für Technik und Catering.
Schließe die Gästeliste etwa sieben Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche, Sitzordnung und Namensschilder. Drucke Programm, Routenschilder und Lageplan erst danach, damit keine kurzfristigen Änderungen fehlen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Festivalhochzeit planen?: Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Catering, Fotograf, Musik und Mietmaterial sollten spätestens 6 bis 9 Monate vor dem Hochzeitstermin angefragt oder gebucht sein.
Wie viele Getränke braucht man für eine Festivalhochzeit?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für die gesamte Veranstaltungsdauer sowie Kühlboxen oder Kühlschränke für Nachschub ein.
Wann sollte der Wetterplan für die Hochzeit feststehen?: Lege die Ausweichlösung spätestens 4 Wochen vorher fest und überprüfe sie 7 Tage vor der Hochzeit erneut. Partyzelte allein reichen nicht: Kläre auch Wege, Strom, Technik, Sitzplätze und den geschützten Bereich für das Catering.
Wie viele Helfer braucht man für eine Festivalhochzeit?: Für Aufbau, Gästebetreuung und Abbau solltest du mindestens 1 verantwortliche Person pro 20 bis 30 Gäste einteilen. Weise die Aufgaben spätestens 2 Wochen vorher zu und benenne zusätzlich eine Vertretung für jede Schlüsselrolle.

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