Cómo organizar una boda festival sin perder el control

Una boda festival combina ceremonia, comida, música y zonas informales, así que la organización debe empezar por el lugar y el número de invitados. Después se cierran los proveedores y se dibuja la distribución completa: ceremonia, mesas, buffet, escenario, pista de baile y rutas. Las confirmaciones de asistencia y las preferencias dietéticas determinan las cantidades finales. El último tramo consiste en preparar señalización, programa, nombres, equipos y un plan alternativo para la meteorología.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Seleccionar proveedores
2 personas
4
Diseñar invitaciones
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Definir la distribución de la ceremonia
2 personas
9
Preparar el programa musical
2 personas
10
Elegir el menú y la carta de bebidas
2 personas
11
Reservar el catering
12
Reservar fotógrafo
13
Encargar flores
14
Pedir material de alquiler
15
Definir el escenario meteorológico
2 personas
16
Hacer el plano
17
Organizar la disposición de las mesas
18
Designar al maestro de ceremonias
2 personas
19
Asignar voluntarios
2 personas
20
Hacer la lista definitiva de invitados
21
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
22
Imprimir el programa
23
Preparar señales de ruta
2 personas
24
Comprar decoraciones
2 personas
25
Comprobar la lista de la compra
2 personas
26
Hacer la compra
3 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas
28
Recoger flores
29
Recoger la tarta nupcial
30
Comprobar el lugar
2 personas
31
Despejar el recinto
4 personas
32
Montar las carpas
5 personas
33
Colocar las sillas de la ceremonia
3 personas
34
Montar mesas
4 personas
35
Colocar las sillas alrededor de las mesas
4 personas
36
Instalar la pista de baile
3 personas
37
Montar la zona del escenario
3 personas
38
Conectar el equipo de sonido
2 personas
39
Colgar la iluminación
3 personas
40
Colgar la decoración
4 personas
41
Colocar arreglos florales
2 personas
42
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
43
Montar mesas de buffet
3 personas
44
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
45
Preparar aperitivos
4 personas
46
Montar el punto de café
2 personas
47
Montar el punto de bebidas
2 personas
48
Proveer los baños
49
Colocar los carteles de nombre
2 personas
50
Probar la técnica
2 personas

Evento

51
Recibir a los proveedores
2 personas
52
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
53
Repartir el programa
2 personas
54
Coordinar la ceremonia
3 personas
55
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
56
Servir aperitivos
4 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Abrir el buffet
2 personas
59
Reponer el bufé
3 personas
60
Servir comidas especiales
2 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Servir café y té
2 personas
63
Cortar la tarta nupcial
2 personas
64
Servir la tarta
3 personas
65
Despejar la pista de baile
2 personas
66
Servir la última ronda
2 personas
67
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

68
Recoger la basura
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Desmontar el mobiliario
5 personas
71
Desmontar las tiendas
5 personas
72
Retirar la decoración
3 personas
73
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
74
Retirar la iluminación
2 personas
75
Vaciar el material de refrigeración
2 personas
76
Limpiar el lugar
4 personas
77
Limpiar los baños
2 personas
78
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
79
Devolver el material alquilado
2 personas
80
Retirar los residuos
2 personas
81
Recoger objetos perdidos
82
Repartir los arreglos florales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas redondascant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Sillas de ceremoniacant. 90
Mesas altascant. 6
Pista de baile
Escenario
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 90
Cucharas soperascant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharonescant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de preparacióncant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Dispensadores de hielocant. 2

Cocina

Bandejas de servircant. 14
Bandejas de servircant. 10
Jarras de servircant. 8
Jarras de cafécant. 6
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6
Cuchillo para tarta
Platos para tartascant. 2

Decoración

Mantelescant. 14
Servilletascant. 120
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartel de bienvenida
Folletos del programacant. 100
Jarrones de florescant. 16
Guirnaldas de lucescant. 12
Farolilloscant. 30
Decoraciones de mesacant. 14
Arco de ceremonia
Señales de rutacant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 12
Reguladores de luzcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza fijando fecha, lugar y aforo antes de pedir presupuestos. El espacio debe admitir las carpas, las sillas de ceremonia, las mesas, el buffet, el escenario y una pista de baile sin bloquear las rutas.
Envía las invitaciones con suficiente margen para recibir confirmaciones y preferencias dietéticas. Cierra la lista definitiva de invitados al menos 2 semanas antes, porque de ella dependen el catering, las tarjetas con nombres, las sillas y la vajilla.
Dibuja un plano a escala y comprueba el recorrido entre ceremonia, comida y baile. Reserva zonas concretas para mesas altas, percheros, neveras, máquinas de café, cables y regletas; estos detalles suelen quedar fuera del montaje inicial.
No dejes música y discursos para la última semana. Designa al maestro de ceremonias, prepara el programa musical y prueba micrófonos inalámbricos, altavoces y equipo de sonido en el lugar con varios días de antelación.
Prepara dos escenarios meteorológicos y comunícalos al equipo. La alternativa debe indicar dónde van las carpas, cómo se protege el catering y por qué ruta llegan los invitados; imprime también las señales de ruta y el programa antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda festival?: Empieza entre 6 y 12 meses antes para asegurar el lugar y los proveedores principales. Deja cerrados el menú, las bebidas, la música y el material de alquiler al menos 8 semanas antes.
¿Cuándo se confirma el número final de invitados?: Pide las confirmaciones hasta 3 o 4 semanas antes de la boda. Cierra la lista definitiva 2 semanas antes para ajustar comida, bebidas, mesas, sillas, vajilla y tarjetas con nombres.
¿Qué hay que prever para una boda festival con lluvia?: Define el plan alternativo antes de enviar las invitaciones y revísalo 7 días antes según la previsión. Comprueba que las carpas cubren la ceremonia, el buffet, las zonas de paso y el equipo eléctrico.
¿Cuándo se deben probar el sonido y los micrófonos?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes, y una comprobación breve el mismo día. Revisa micrófonos inalámbricos, altavoces, cables alargadores, regletas y la ubicación del escenario.

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