Zo organiseer je een feedbackworkshop
Een goede feedbackworkshop begint niet met de stoelen neerzetten, maar met een helder doel en passende feedbackvragen. Werk daarna de werkvormen, rollen en timing uit voordat je deelnemers uitnodigt. Regel aanmeldingen, dieetwensen en materialen tijdig, en test presentatie, beamer en kabels vooraf. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke instructies en strak bewaakte rondes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Workshopruimte reserveren
- 2
Programma en werkvormen uitwerken
2 personen
- 3
Feedbackvragen opstellen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Deelnemerslijst bijwerken
- 8
Facilitatoren en rollen indelen
2 personen
- 9
Werkbladen en formulieren maken
2 personen
- 10
Presentatie en timer voorbereiden
- 11
Bevestiging naar deelnemers sturen
- 12
Boodschappenlijst controleren
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Materialen sorteren
2 personen
- 15
Naamkaartjes voorbereiden
- 16
Catering gekoeld opslaan
2 personen
- 17
Techniek vooraf testen
Event
- 18
Ruimte openen en controleren
2 personen
- 19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 20
Presentatietechniek aansluiten
- 21
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
- 22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 23
Ontvangst en registratie verzorgen
2 personen
- 24
Workshop introduceren
- 25
Eerste feedbackronde begeleiden
3 personen
- 26
Pauzedrankjes en snacks serveren
2 personen
- 27
Dranken bijvullen
- 28
Tweede feedbackronde begeleiden
3 personen
- 29
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
- 30
Diner serveren
3 personen
- 31
Derde feedbackronde begeleiden
3 personen
- 32
Actiepunten verzamelen
2 personen
- 33
Workshop afsluiten
Nazorg
- 34
Afval en servies verzamelen
3 personen
- 35
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 36
Servies afwassen
2 personen
- 37
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 38
Techniek afkoppelen en inpakken
2 personen
- 39
Overgebleven catering opslaan
- 40
Materialen retourneren
2 personen
- 41
Deelnemersbedankje versturen
- 42
Feedbackformulieren verwerken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 6
- Stoelenaantal 36
- Registratietafel
- Buffettafelaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 36
- Waterglazenaantal 36
- Bordenaantal 36
- Besteksetsaantal 36
- Serveerkommenaantal 8
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Serveerlepelsaantal 8
Decoratie
- Naamkaarthoudersaantal 36
- Tafellopersaantal 6
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasbakkenaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Plan de workshop in blokken van 45 tot 60 minuten en zet per feedbackronde een vaste eindtijd in de presentatie of op een aparte timer. Zo blijft er ruimte voor uitleg, feedback en een korte overgang.
- Maak de feedbackvragen vóór je de uitnodiging verstuurt. Beperk een ronde bijvoorbeeld tot 3 tot 5 concrete vragen, zodat deelnemers weten waarop ze moeten letten en formulieren bruikbaar blijven.
- Controleer de deelnemerslijst uiterlijk 2 dagen vooraf en verwerk dieetwensen meteen in de boodschappen. Zet gekoelde catering pas op de workshopdag klaar en bewaar die tot gebruik in koelboxen of koeling.
- Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 1 dag vooraf. Neem op de locatie 30 minuten vóór ontvangst de techniek nogmaals door, omdat aansluitingen of stroompunten anders kunnen uitvallen.
- Leg naamkaartjes, werkbladen, formulieren en schrijfmateriaal per tafel klaar voordat deelnemers binnenkomen. Richt daarnaast een aparte registratietafel en buffettafel in; dat voorkomt opstopping bij de ontvangst en koffie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een feedbackworkshop?
- Reken voor een compacte feedbackworkshop op 2,5 tot 3 uur, inclusief ontvangst, introductie en minimaal twee feedbackrondes. Plan per ronde 45 tot 60 minuten en houd 10 minuten over voor wisselen of nabespreken.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een feedbackworkshop versturen?
- Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst, werkmaterialen en catering kunt afronden.
- Hoeveel facilitatoren heb ik nodig voor een feedbackworkshop?
- Gebruik als praktische richtlijn 1 facilitator per 8 tot 10 deelnemers wanneer er in kleine groepen wordt gewerkt. Wijs daarnaast één persoon aan voor registratie en techniek als de workshop meer dan 15 deelnemers heeft.
- Wanneer moet ik de techniek van een feedbackworkshop testen?
- Test de presentatie, beamer, laptop en kabels minimaal 1 dag vooraf op een vergelijkbare opstelling. Doe op de workshopdag nog een controle van ongeveer 30 minuten voordat deelnemers worden ontvangen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!