Cómo organizar un taller de feedback sin perder el control

Un taller de feedback funciona mejor cuando la preparación sigue un orden claro: primero defines el objetivo y las dinámicas, después cierras participantes y roles, y al final preparas la sala y los materiales. Reserva el espacio con antelación y prueba la presentación, el proyector y el cronómetro antes del día del taller. También conviene confirmar las preferencias dietéticas y dejar listas las hojas de trabajo para no improvisar durante la primera ronda.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sala del taller
2
Desarrollar el programa y las dinámicas
2 personas
3
Preparar preguntas de evaluación
2 personas
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Actualizar la lista de participantes
8
Asignar facilitadores y roles
2 personas
9
Preparar hojas de trabajo y formularios
2 personas
10
Preparar la presentación y el cronómetro
11
Enviar la confirmación a los participantes
12
Comprobar la lista de la compra
13
Hacer la compra
2 personas
14
Clasificar los materiales
2 personas
15
Preparar tarjetas de nombre
16
Guardar el catering en frío
2 personas
17
Probar la técnica con antelación

Evento

18
Abrir y revisar el espacio
2 personas
19
Colocar mesas y sillas
3 personas
20
Conectar el equipo de presentación
21
Preparar los materiales de trabajo
2 personas
22
Preparar café y té
2 personas
23
Gestionar la recepción y el registro
2 personas
24
Presentar el taller
25
Guiar la primera ronda de comentarios
3 personas
26
Servir bebidas y snacks del descanso
2 personas
27
Rellenar las bebidas
28
Guiar la segunda ronda de feedback
3 personas
29
Montar el bufé de cena
3 personas
30
Servir la cena
3 personas
31
Guiar la tercera ronda de feedback
3 personas
32
Recopilar los puntos de acción
2 personas
33
Cerrar el taller

Seguimiento

34
Recoger residuos y vajilla
3 personas
35
Recoger mesas y sillas
3 personas
36
Lavar la vajilla
2 personas
37
Limpiar el espacio
3 personas
38
Desconectar y empaquetar el equipo técnico
2 personas
39
Guardar la catering sobrante
40
Devolver los materiales
2 personas
41
Enviar agradecimiento a los participantes
42
Procesar los formularios de feedback
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de trabajocant. 6
Sillascant. 36
Mesa de registro
Mesa del bufécant. 2
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 36
Vasos para aguacant. 36
Platoscant. 36
Cubiertoscant. 36
Cuencos de serviciocant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Cocina

Cafeteracant. 2
Jarras de aguacant. 4
Neveras portátilescant. 2
Cucharones de servircant. 8

Decoración

Portatarjetas de nombrecant. 36
Manteles runnerscant. 6

Iluminación

Luces decorativascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4
Fregaderoscant. 2
Paños de limpiezacant. 12

Compras

Compras

Consejos

Empieza por el programa y calcula el tiempo de cada dinámica, incluida una introducción breve, las rondas de comentarios y los cambios entre grupos. Deja al menos 10 minutos de margen para preguntas o retrasos.
Cierra las inscripciones varios días antes y actualiza la lista de participantes con nombres, preferencias dietéticas y facilitadores asignados. Así puedes preparar las tarjetas de nombre y distribuir los roles sin hacerlo en la recepción.
Prepara una hoja de trabajo por participante y algunas copias adicionales para cubrir errores o nuevas incorporaciones. Coloca los formularios, bolígrafos y tarjetas de nombre en la mesa de registro antes de abrir la sala.
Haz una prueba técnica completa con el portátil, el cable HDMI, el proyector, la pantalla y el cronómetro al menos un día antes. Comprueba también que haya suficientes regletas y cables alargadores para que nadie tenga que cruzar la zona de trabajo con cables sueltos.
Organiza la sala antes de que lleguen los asistentes: mesas de trabajo, sillas, mesa del bufé, café, té y agua deben estar colocados y accesibles. Guarda el catering en frío hasta el momento de servirlo y reserva unos 15 minutos para revisar el espacio y la lista de compra.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que preparar un taller de feedback?: Empieza la planificación al menos 2 semanas antes para reservar la sala, definir el programa y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones varios días antes y realiza la prueba técnica como mínimo 1 día antes.
¿Cuánto dura una dinámica de feedback?: Calcula entre 10 y 15 minutos por ronda, según el tamaño del grupo y el número de preguntas. Añade 5 minutos entre dinámicas para explicar las instrucciones, cambiar de sitio y recoger los formularios.
¿Cuántos facilitadores hacen falta para un taller de feedback?: Asigna al menos 1 facilitador por cada grupo que trabaje en paralelo y una persona adicional para controlar el tiempo y resolver incidencias. Para grupos pequeños, una persona puede asumir ambos papeles si el programa tiene pocas dinámicas.
¿Cuándo hay que confirmar la asistencia y las preferencias dietéticas?: Envía la confirmación entre 3 y 5 días antes del taller, cuando ya tengas la lista actualizada. Incluye la hora, el lugar, lo que deben llevar y solicita en ese momento cualquier preferencia dietética pendiente.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.