Organiser un atelier de feedback, étape par étape
Un atelier de feedback réussi repose d’abord sur une méthode claire, pas sur la quantité de matériel. Commencez par définir le programme, les questions et le rythme des échanges, puis verrouillez les inscriptions et les besoins alimentaires. La veille, testez la présentation, préparez les supports et répartissez les rôles. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer la salle, accueillir les participants et lancer le premier tour sans retard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle d’atelier
- 2
Élaborer le programme et les méthodes de travail
2 personnes
- 3
Rédiger les questions de feedback
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Mettre à jour la liste des participants
- 8
Répartir les facilitateurs et les rôles
2 personnes
- 9
Préparer les feuilles de travail et les formulaires
2 personnes
- 10
Préparer la présentation et le minuteur
- 11
Envoyer la confirmation aux participants
- 12
Vérifier la liste des courses
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Trier les matériaux
2 personnes
- 15
Préparer les badges nominatifs
- 16
Stocker le catering au frais
2 personnes
- 17
Tester la technique à l’avance
Événement
- 18
Ouvrir et vérifier la salle
2 personnes
- 19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 20
Brancher l'équipement de présentation
- 21
Préparer le matériel de travail
2 personnes
- 22
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 23
Assurer l’accueil et l’enregistrement
2 personnes
- 24
Présenter l'atelier
- 25
Animer le premier tour de retours
3 personnes
- 26
Servir les boissons et les snacks de la pause
2 personnes
- 27
Réapprovisionner les boissons
- 28
Animer le deuxième tour de retours
3 personnes
- 29
Installer le buffet du dîner
3 personnes
- 30
Servir le dîner
3 personnes
- 31
Animer la troisième série de retours
3 personnes
- 32
Recueillir les points d’action
2 personnes
- 33
Clôturer l'atelier
Suivi
- 34
Rassembler les déchets et la vaisselle
3 personnes
- 35
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 36
Faire la vaisselle
2 personnes
- 37
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 38
Débrancher et emballer le matériel technique
2 personnes
- 39
Stocker la restauration restante
- 40
Retourner les matériels
2 personnes
- 41
Envoyer un message de remerciement aux participants
- 42
Traiter les formulaires de feedback
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de travailqté 6
- Chaisesqté 36
- Table d'inscription
- Table de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 36
- Verres à eauqté 36
- Assiettesqté 36
- Couvertsqté 36
- Saladiers de serviceqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Carafes d’eauqté 4
- Glacièresqté 2
- Cuillères de serviceqté 8
Décoration
- Porte-nomsqté 36
- Chemins de tableqté 6
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Courses
- Courses
Conseils
- Commencez par le déroulé et les questions de feedback avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des séquences courtes et indiquez clairement ce que les participants doivent produire à chaque étape.
- Fixez une date limite d’inscription et de réponse aux besoins alimentaires, idéalement 5 à 7 jours avant l’atelier. Vous pourrez ainsi mettre à jour la liste des participants et adapter les courses sans courir après les réponses.
- Attribuez les rôles avant le jour J : animation, accueil, gestion du temps et soutien technique. Une seule personne ne devrait pas devoir enregistrer les participants tout en lançant la présentation.
- Préparez les feuilles de travail, formulaires, badges et supports au moins la veille. Vérifiez aussi que le minuteur, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le câble HDMI et les rallonges fonctionnent ensemble.
- Arrivez suffisamment tôt pour ouvrir la salle, installer les tables et les chaises, brancher la présentation et préparer le café, le thé et l’eau. Gardez le catering au frais jusqu’au moment prévu et placez les poubelles et bacs à vaisselle avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de feedback ?
- Prévoyez au moins 7 à 10 jours pour réserver la salle, construire le programme, rédiger les questions et gérer les inscriptions. Gardez la veille pour les supports, les badges, les courses et le test technique.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de feedback ?
- Envoyez-les au minimum 10 jours avant l’atelier, avec une date limite de réponse fixée 5 à 7 jours avant. Cette marge permet de confirmer les participants et de recueillir les besoins alimentaires.
- Quel matériel faut-il tester avant l’atelier ?
- Testez la présentation, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au plus tard la veille. Vérifiez aussi que les formulaires et feuilles de travail sont prêts pour chaque participant.
- Combien de temps prévoir pour l’installation de la salle ?
- Réservez au moins 60 à 90 minutes avant l’accueil. Ce temps couvre l’ouverture de la salle, la disposition des tables et chaises, l’installation technique, le matériel de travail et la préparation du café et du thé.
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