Boodschappenlijst voor een federatiecongres

Voor een federatiecongres heb je meer nodig dan stoelen en een projector. De registratiebalie, presentaties, microfoons, bewegwijzering en catering moeten tegelijk klaarstaan, vaak in meerdere zalen. Gebruik de lijst op deze pagina als basis voor je inkopen en reserveringen. Controleer vooral aansluitingen, aantallen en reserve-exemplaren voordat de eerste spreker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Tafelkledenaantal 18
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Krukkenaantal 6
Kleedkamerrekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 140

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 4
Stiften voor flip-overaantal 24

Servies

Dinerbordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 150
Koffielepelsaantal 150
Tafelmessenaantal 150
Tafelvorkenaantal 150
Opscheplepelsaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Broodmandenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 140
Tafelnummerkaartenaantal 18
Bloemstukkenaantal 12
Federatievlaggenaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Tafelnummersaantal 18

Verlichting

LED-lichtspotsaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Theezakjes - 300 stuks
- Cacaopoeder - 500 gram
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 300 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 20 stuks
- Plat mineraalwater - 120 flessen
- Bruisend mineraalwater - 80 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Bier - 180 flesjes
- Alcoholvrij bier - 60 flesjes
- Witte wijn - 24 flessen
- Rode wijn - 18 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Mini-croissants - 160 stuks
- Mini-muffins - 160 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Aardbeienjam - 4 potten
- Kaasplakken - 3 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Ham - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte broodjes - 180 stuks
- Meergranen broodjes - 100 stuks
- Wraps - 120 stuks
- Kipsalade - 4 kilogram
- Eiersalade - 3 kilogram
- Tonijnsalade - 3 kilogram
- Vegan groentespread - 3 kilogram
- Sla - 8 kroppen
- Tomaten - 6 kilogram
- Komkommers - 5 kilogram
- Paprika's - 4 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Kruidenroomkaas - 2 kilogram
- Mayonaise - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Ketchup - 1 liter
- Peper - 250 gram
- Zout - 500 gram
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Groentesoep - 12 liter
- Stokbroden - 24 stuks
- Gemengde salades - 12 kilogram
- Aardappelsalade - 8 kilogram
- Pastasalade - 8 kilogram
- Gegrilde groenten - 8 kilogram
- Kipfilet - 12 kilogram
- Vegetarische burgers - 50 stuks
- Rijst - 8 kilogram
- Warme groenteschotel - 12 kilogram
- Jus - 6 liter
- Knoflooksaus - 3 liter
- Fruitmanden - 12 stuks
- Appels - 120 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 8 kilogram
- Mini-brownies - 180 stuks
- Gemengde noten - 4 kilogram
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Borrelnootjes - 8 kilogram
- Kaastengels - 180 stuks
- Bitterballen - 240 stuks
- Vegetarische snacks - 120 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfecterende gel - 6 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Toiletreiniger - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen

Tips

Reken voor de registratiebalie op één geprinte deelnemerslijst, programma’s en naamkaartjes per aangemelde deelnemer, plus minimaal 10% extra naamkaartjes voor last-minute wijzigingen.
Plan per presentatieruimte een werkende combinatie van projector, projectiescherm, presentatielaptop, HDMI-kabel en passende HDMI-adapter. Test alle combinaties uiterlijk één dag vooraf.
Neem voor elke microfoon een reservebatterij mee en leg minimaal één extra HDMI-kabel, adapter, verlengkabel en stekkerdoos klaar bij de techniektafel.
Stem servies af op het aantal gasten en de eetmomenten: tel dinerborden, dessertborden, koffiekopjes, waterglazen en wijnglazen niet alleen voor de hoofdmaaltijd, maar ook voor een eventuele wissel tijdens de dag.
Maak per zaal een aparte materiaalset met flip-over, stiften, routeborden en presentatiemiddelen. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet door dozen te zoeken en ontbreekt er minder snel iets in een parallelsessie.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een federatiecongres?: Voor een federatiecongres heb je onder meer congresstoelen, tafels, podiumdelen, een spreektafel, audiovisuele apparatuur, presentatiekabels, registratiebenodigdheden, servies en routeborden nodig. Verdeel de spullen uiterlijk één dag vooraf per ruimte.
Hoeveel naamkaartjes moet ik bestellen voor een congres?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één naamkaartje en bestel of print minimaal 10% extra. Bij 200 deelnemers betekent dat 220 kaartjes, zodat late aanmeldingen en typefouten geen probleem worden.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een congres?: Voor een plenaire zaal volstaat meestal één microfoon voor de spreker en één voor vragen uit de zaal; bij een panel tel je één microfoon per deelnemer. Leg daarnaast minimaal één reserve-exemplaar met batterijen klaar.
Wanneer moet ik de congresbenodigdheden controleren?: Controleer techniek, presentaties, kabels en bewegwijzering uiterlijk één dag voor het congres. Doe op de congresdag zelf nog een korte test van beeld, geluid en registratie voordat de ontvangst begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.