Que faut-il prévoir pour un congrès fédéral ?

Pour un congrès fédéral, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut prévoir le mobilier des salles, le matériel de présentation, la sonorisation, la vaisselle et les fournitures d’accueil. Les quantités dépendent du nombre de participants, des intervenants et du format des repas. Cette liste vous aide à regrouper les courses, à vérifier les éléments techniques et à éviter les oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 140
Tablesqté 18
Nappesqté 18
Éléments de podiumqté 4
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6
Portants de logeqté 2
Cintresqté 140

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 4
Marqueurs pour paperboardqté 24

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 150
Cuillères à caféqté 150
Couteaux de tableqté 150
Fourchettes de tableqté 150
Louchesqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Corbeilles à painqté 8
Carafes d’eauqté 12
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 140
Cartes de numéros de tableqté 18
Compositions floralesqté 12
Drapeaux des fédérationsqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de tableqté 18

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 300 pièces
- Poudre de cacao - 500 grammes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 300 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 20 pièces
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 80 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière - 180 bouteilles
- Bière sans alcool - 60 bouteilles
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 18 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Mini-croissants - 160 pièces
- Mini-muffins - 160 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Confiture de fraises - 4 pots
- Tranches de fromage - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Jambon - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 180 pièces
- Petits pains multigrains - 100 pièces
- Wraps - 120 pièces
- Salade de poulet - 4 kilogrammes
- Salade aux œufs - 3 kilogram
- Salade de thon - 3 kilogrammes
- Tartinade de légumes vegan - 3 kilogrammes
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 6 kilogrammes
- Concombres - 5 kilogrammes
- Poivrons - 4 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Olives - 2 kilogrammes
- Fromage frais aux herbes - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Poivre - 250 grammes
- Sel - 500 grammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Soupe de légumes - 12 liter
- Baguettes - 24 pièces
- Salades composées - 12 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 8 kilogrammes
- Salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Légumes grillés - 8 kilogram
- Filet de poulet - 12 kilogrammes
- Burgers végétariens - 50 pièces
- Riz - 8 kilogrammes
- Plat chaud de légumes - 12 kilogrammes
- Jus - 6 litres
- Sauce à l’ail - 3 litres
- Paniers de fruits - 12 pièces
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mini-brownies - 180 pièces
- Noix mélangées - 4 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Mélange de noix apéritives - 8 kilogrammes
- Bâtonnets au fromage - 180 pièces
- Bitterballen - 240 pièces
- Snacks végétariens - 120 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les accompagnants, les intervenants et les changements de dernière minute.
Pour chaque salle équipée d’un projecteur, vérifiez au moins 7 jours avant que l’ordinateur, le câble HDMI, les adaptateurs, la rallonge et la multiprise sont compatibles.
Comptez un verre à eau par personne et par service, avec une réserve de 10 % ; pour un repas avec vin, prévoyez également un verre à vin par convive.
Préparez les badges, programmes et panneaux d’itinéraire au moins 2 jours avant le congrès. Imprimez la liste des participants après la dernière mise à jour des inscriptions.
Regroupez les fournitures par salle la veille : microphones, pieds, marqueurs, chevalets, câbles et batteries externes doivent être identifiables sans ouvrir tous les cartons.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès fédéral ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, avec une marge de 5 à 10 %. Pour 120 inscrits, cela représente 126 à 132 chaises, selon la capacité de la salle et le nombre d’intervenants.
Quand acheter les fournitures d’un congrès fédéral ?: Achetez les fournitures non périssables 7 à 10 jours avant l’événement. Récupérez les courses et vérifiez le contenu au plus tard la veille, afin de pouvoir remplacer un élément manquant.
Combien de verres et d’assiettes prévoir par participant ?: Prévoyez au minimum un verre à eau par personne et par service, une assiette de dîner et une assiette à dessert par repas. Ajoutez 10 % de réserve pour la casse, les intervenants et les inscriptions tardives.
Quel matériel technique vérifier avant un congrès ?: Vérifiez au moins 7 jours avant le projecteur, l’écran, l’ordinateur de présentation, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles HDMI et les adaptateurs. Faites un test complet dans la salle 24 heures avant l’ouverture.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.