Was du für einen Verbandskongress brauchst

Für einen Verbandskongress brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Neben Mobiliar für Saal und Bühne müssen Präsentationstechnik, Namensschilder, gedruckte Programme und Geschirr rechtzeitig bereitstehen. Plane die Mengen nach Teilnehmerzahl und prüfe besonders Anschlüsse, Mikrofone und Adapter vor dem Veranstaltungstag. Diese Einkaufsliste hilft dir, die Ausstattung für Registrierung, Vorträge, Pausen und Catering vollständig zusammenzustellen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 140
TischeAnz. 18
TischdeckenAnz. 18
BühnenelementeAnz. 4
Rednertisch
HockerAnz. 6
UmkleideracksAnz. 2
KleiderbügelAnz. 140

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
PräsentationslaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartsAnz. 4
FlipchartmarkerAnz. 24

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 150
KaffeetassenAnz. 150
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 150
TafelmesserAnz. 150
TischgabelnAnz. 150
ServierlöffelAnz. 16

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
BrotkörbeAnz. 8
WasserkannenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 140
TischnummernkartenAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 12
FöderationsflaggenAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
TischnummernAnz. 18

Beleuchtung

LED-LichtspotsAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Besen und KehrblechAnz. 3
WischsetsAnz. 3
PutzeimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel - 300 Stück
- Kakaopulver - 500 Gramm
- Zucker - 3 Kilogramm
- Süßstoff - 300 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 20 Stück
- Stilles Mineralwasser - 120 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 80 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Bier - 180 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 60 Fläschchen
- Weißwein - 24 Flaschen
- Rotwein - 18 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Mini-Croissants - 160 Stück
- Mini-Muffins - 160 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Erdbeermarmelade - 4 Gläser
- Käsescheiben - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Schinken - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weiße Brötchen - 180 Stück
- Mehrkornbrötchen - 100 Stück
- Wraps - 120 Stück
- Hähnchensalat - 4 kilogram
- Eiersalat - 3 Kilogramm
- Thunfischsalat - 3 Kilogramm
- Vegane Gemüsepaste - 3 Kilogramm
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Tomaten - 6 Kilogramm
- Gurken - 5 Kilogramm
- Paprika - 4 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Kräuterfrischkäse - 2 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Ketchup - 1 Liter
- Pfeffer - 250 Gramm
- Salz - 500 Gramm
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Gemüsesuppe - 12 Liter
- Baguettes - 24 Stück
- Gemischte Salate - 12 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 8 Kilogramm
- Pastasalat - 8 Kilogramm
- Gegrilltes Gemüse - 8 Kilogramm
- Hähnchenbrustfilet - 12 Kilogramm
- Vegetarische Burger - 50 Stück
- Reis - 8 Kilogramm
- Warmes Gemüsegericht - 12 kilogram
- Bratensoße - 6 Liter
- Knoblauchsauce - 3 Liter
- Obstkörbe - 12 Stück
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 80 Stück
- Trauben - 8 Kilogramm
- Mini-Brownies - 180 Stück
- Gemischte Nüsse - 4 Kilogramm
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Knabbernüsse - 8 Kilogramm
- Käsetäschchen - 180 Stück
- Bitterballen - 240 Stück
- Vegetarische Snacks - 120 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 6 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Toilettenreiniger - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Kongressstuhl und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Referierende und Moderation brauchst du außerdem einen Rednertisch sowie passende Bühnenelemente.
Lege für jeden Präsentationsplatz mindestens ein HDMI-Kabel und einen passenden Adapter bereit. Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens am Vortag gemeinsam.
Drucke Teilnehmerliste, Programme, Wegweiser und Namensschilder mindestens 24 Stunden vor Beginn. Für Namensschilder solltest du 5 bis 10 Prozent zusätzliche Exemplare für Nachmeldungen und Schreibfehler einplanen.
Stimme Teller, Tassen, Gläser und Besteck mit dem Catering ab. Rechne bei Selbstbedienung mit mindestens 1,5 Sets pro Person, weil Geschirr während Pausen nicht immer sofort gespült wird.
Sortiere alle Materialien am Vorabend nach Raum: Registrierung, Konferenzsaal, Bühne und Cateringbereich. Stelle außerdem Powerbanks, Verlängerungskabel, Präsentationsklicker und Flipchartmarker an der Registrierung oder beim Technikteam bereit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Verbandskongress?: Du brauchst Mobiliar für Saal und Bühne, Präsentationstechnik, Mikrofone, Kabel und Adapter, Drucksachen für Registrierung und Orientierung sowie Geschirr für Catering und Pausen. Plane die Mengen anhand der Teilnehmerzahl und bestelle Technik und Mobiliar idealerweise mindestens zwei bis vier Wochen vorher.
Wie viele Stühle brauche ich für einen Kongress?: Plane einen Stuhl pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 100 Teilnehmenden sind das 105 bis 110 Kongressstühle, sofern keine parallelen Räume zusätzliche Sitzplätze benötigen.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Kongressteilnehmer?: Für einen Kongresstag mit Catering und Kaffeepausen sind etwa 1,5 Sets pro Person sinnvoll. Bei 100 Personen bedeutet das ungefähr 150 Teller, Tassen, Gläser und Besteckteile, abhängig davon, ob zwischendurch gespült wird.
Wann muss ich die Kongresstechnik prüfen?: Prüfe Projektor, Leinwand, Präsentationslaptop, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel und Adapter spätestens 24 Stunden vor Beginn. Führe zusätzlich am Veranstaltungstag einen kurzen Funktionstest durch, bevor die ersten Gäste eintreffen.

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