Farmaceutisch congres organiseren: checklist

Een farmaceutisch congres vraagt om strakke afstemming tussen programma, sprekers, locatie, techniek en deelnemersregistratie. Begin met datum, inhoud en locatie en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en logistiek. Controleer dieetwensen en deelnemersaantallen ruim vóór je de catering definitief bevestigt. Op de congresdag zelf draait veel om timing: leveringen aannemen, presentaties klaarzetten, de registratietafel openen en de zaal op tijd inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Naambadges maken
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Catering aantallen bevestigen
Parkeerinformatie versturen
Programma afdrukken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel plaatsen
2 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Beamer en scherm opstellen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Wifi en techniek testen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Badges en programma's uitstallen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Tijdschema bewaken
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Koffiepauze serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Vragenmicrofoon bedienen
Pauzeruimtes schoonhouden
2 personen
Afsluitende borrel serveren
4 personen
Afscheid van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Facturen controleren
Bedankbericht versturen
Presentaties nabesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Lessenaar
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Wifi-hotspot
Mobiele opladersaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 140
Dinerbordenaantal 140
Dessertbordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Koffielepelsaantal 140
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4
Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Congresbanneraantal 2
Tafelkleedaantal 14
Naamkaartstandaardsaantal 6
Routebordjesaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Registratie

Naambadgehoudersaantal 120
Badgeclipsaantal 120
Pennenaantal 40
Clipboardmappenaantal 6
Printpapieraantal 2
Programmamappenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Pijlenstickersaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test uiterlijk 60 minuten vóór de ontvangst van deelnemers. Controleer dan de beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker.
Vraag sprekersinformatie en presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Zet alle bestanden daarna op een vaste laptop én op een USB-stick, zodat een ontbrekende of beschadigde presentatie geen programmaonderdeel vertraagt.
Sluit de deelnemerslijst 2 werkdagen vóór het congres af en maak daarna de naambadges. Neem enkele lege badges mee voor last-minute aanmeldingen en controleer de schrijfwijze van namen en organisaties.
Bevestig het cateringaantal nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, bij voorkeur 3 werkdagen vooraf. Stem ook af hoeveel waterglazen, koffiekopjes, borden en besteksets tijdens pauzes en eventuele maaltijden nodig zijn.
Zet de registratietafel, kapstokken en zaalindeling minimaal 45 minuten vóór de start klaar. Leg programma’s, badges en informatie over parkeren op één plek, zodat deelnemers niet voor verschillende vragen hoeven rond te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een farmaceutisch congres organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de congresdatum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn.
Wanneer moet ik de catering voor een farmaceutisch congres bevestigen?: Bevestig aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vóór het congres. Houd daarnaast een kleine marge aan voor late aanmeldingen, volgens de afspraken met de cateraar.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek voor een congres te testen?: Plan minimaal 60 minuten voor de start een volledige test. Controleer per spreker de laptop, presentatie, beamer, microfoon, HDMI-aansluiting, presentatieklikker en het geluid.
Wanneer maak ik de deelnemersbadges voor een farmaceutisch congres?: Maak de badges 2 werkdagen vóór het congres, nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Leg 5 tot 10 blanco badges klaar voor wijzigingen of deelnemers die zich op de dag zelf aanmelden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.