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Checkliste für den Pharmazeutischen Kongress

Ein Pharmazeutischer Kongress braucht früh klare Zuständigkeiten, bestätigte Referenten und eine belastbare Technikplanung. Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, bevor Einladungen und Anmeldung starten. In den letzten Wochen kommen Präsentationen, Ernährungswünsche, Namensschilder und Parkinformationen zusammen. Am Veranstaltungstag entscheidet ein vorbereiteter Anmeldetisch ebenso über den Ablauf wie getestete Mikrofone, Beamer und Präsentationslaptops.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen sammeln

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Catering-Mengen bestätigen

  • Parkinformationen versenden

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldetisch aufstellen

    2 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Beamer und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • WLAN und Technik testen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Badges und Programme auslegen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Zeitplan überwachen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Fragemikrofon bedienen

  • Pausenräume sauber halten

    2 Personen

  • Abschlusstrunk servieren

    4 Personen

  • Verabschiedung der Teilnehmer begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher kühlen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Mobiliar abbauen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Rechnungen prüfen

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 120
  • KlappischeAnz. 12
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Rednertisch
  • BühnenelementeAnz. 4
  • Pult
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • LaptopsAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • USB-SticksAnz. 4
  • WLAN-Hotspot
  • Mobile LadegeräteAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 140
  • KaffeetassenAnz. 140
  • Dinner-TellerAnz. 140
  • DesserttellerAnz. 140
  • BestecksetsAnz. 140
  • KaffeelöffelAnz. 140
  • ServierplattenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6
  • TeekannenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ScherenAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 2
  • TischdeckeAnz. 14
  • NamenskartenständerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Registrierung

  • NamensschildhalterAnz. 120
  • Badge-ClipsAnz. 120
  • StifteAnz. 40
  • KlemmbrettmappenAnz. 6
  • DruckpapierAnz. 2
  • ProgrammhefteAnz. 120
  • NotizblöckeAnz. 120
  • PfeilaufkleberAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Referenten und Vorträge nicht erst kurz vor dem Kongress: Sammle Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vorher, damit Programm, Technik und Drucksachen zusammenpassen.
  • Plane die Registrierung für die erste Ankunftswelle großzügig. Ein Anmeldetisch, geprüfte Teilnehmerliste und fertige Namensschilder sollten mindestens 60 Minuten vor Beginn bereitliegen.
  • Bestätige Cateringmengen nach Ablauf der Anmeldung erneut und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche separat. Für Kaffee, Tee und Wasser brauchst du neben den Getränken auch genügend Tassen, Gläser und Serviergeschirr.
  • Teste Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Funkmikrofone vor dem Einlass. Halte mindestens einen Laptop, USB-Sticks und einen WLAN-Hotspot als Ausweichlösung bereit.
  • Organisiere den Aufbau in einer festen Reihenfolge: zuerst Raumaufteilung und Kongressstühle, dann Bühne und Rednerbereich, anschließend Technik und zuletzt Anmeldetisch, Getränke und Drucksachen. So bleiben mindestens 30 Minuten für einen vollständigen Funktionstest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Pharmazeutischen Kongress organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Referenten und Location. Catering und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Kongress reserviert sein.
Wann sollten die Einladungen für einen Pharmazeutischen Kongress verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Eine erste Teilnehmerauswertung nach 2 Wochen zeigt, ob du nachfassen musst.
Wann müssen Präsentationen und Sprecherinformationen vorliegen?
Fordere beides spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Prüfe die Dateien danach auf Format, Ton und Bildausgabe und lege eine Kopie auf einem USB-Stick sowie auf einem Laptop ab.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
Plane mindestens 3 Stunden für Raumaufteilung, Stühle, Bühne, Anmeldetisch, Technik und Catering ein. Der Techniktest sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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