Checklist pour organiser un congrès pharmaceutique

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réservez le lieu, le traiteur et la technique dès que la date et le programme sont suffisamment avancés. Ces trois prestataires déterminent souvent la capacité d’accueil, la disposition de la salle et les horaires d’installation.
• Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui recueille aussi les besoins alimentaires. À l’approche du congrès, vérifiez la liste des participants et confirmez les quantités de restauration plutôt que de vous baser sur les inscriptions initiales.
• Demandez les présentations et les informations sur les intervenants plusieurs jours avant l’événement. Préparez ensuite les ordinateurs, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, le cliqueur et les câbles HDMI pour éviter une installation improvisée.
• Prévoyez un vrai parcours d’accueil : table d’inscription, badges nominatifs, programme imprimé et informations de parking. Placez les porte-manteaux et la signalétique avant l’arrivée des premiers participants.
• Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour recevoir les livraisons, installer les chaises et régler la technique sans public dans la salle. Testez chaque microphone, la projection et les multiprises avant la première intervention, puis refroidissez les boissons et préparez le service café.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès pharmaceutique ?

Commencez idéalement plusieurs mois avant la date prévue. Le lieu, le traiteur, la technique et les intervenants doivent être confirmés avant l’envoi des invitations, puis les inscriptions doivent rester ouvertes assez longtemps pour obtenir une liste fiable.

Combien de temps avant un congrès faut-il envoyer les invitations ?

Envoyez les invitations au moins 6 à 8 semaines avant le congrès pour laisser le temps de s’inscrire et de signaler les besoins alimentaires. Faites un rappel 10 à 14 jours avant la date limite d’inscription.

Quand confirmer le nombre de repas pour un congrès ?

Confirmez les quantités de catering environ 5 à 7 jours avant l’événement, une fois les inscriptions et les désistements vérifiés. Transmettez au traiteur le nombre de repas, les régimes particuliers et les horaires de service.

Que faut-il tester la veille d’un congrès pharmaceutique ?

Testez la projection, les ordinateurs, les câbles HDMI, le cliqueur, les microphones et les haut-parleurs la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et les présentations de chaque intervenant.

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