LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed voorbereid fanfareconcert

Een fanfareconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen repertoire kiezen en stoelen neerzetten. Je regelt tegelijk de zaal, vergunningen, muzikanten, techniek, publieksontvangst en catering. Begin met datum en locatie en werk daarna toe naar programma, uitnodigingen en bezoekersaantallen. In de laatste week draait het vooral om controleren: partituren, microfoons, licht, betaalmiddelen, programmaboekjes en de praktische indeling van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen controleren

  • Reserveringen maken

  • Programma samenstellen

    3 personen

  • Repertoire en partituren controleren

    2 personen

  • Dirigent en presentator bevestigen

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotie publiceren

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekerslijst bijwerken

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Technische wensen controleren

    2 personen

  • Zaalindeling uitwerken

    2 personen

  • Stoelenaantal bepalen

  • Cateringhoeveelheden berekenen

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Partituren kopiëren

    2 personen

  • Programmaboekjes vouwen

    3 personen

  • Kassa en betaalmiddelen klaarzetten

    2 personen

  • Locatiesleutels ophalen

  • Licht en verwarming controleren

    2 personen

  • Zaalvloer controleren

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    5 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Muzieklessenaars plaatsen

    4 personen

  • Instrumentenruimte inrichten

    3 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Microfoons testen

    2 personen

  • Verlichting testen

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Entree en garderobe inrichten

    3 personen

  • Cateringbuffet klaarzetten

    4 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Hapjes klaarzetten

    3 personen

  • Toiletten controleren

  • Brand- en vluchtroutes vrijmaken

    2 personen

  • Briefing ontvangstteam geven

    4 personen

  • Briefing cateringteam geven

    3 personen

Event

  • Muzikanten ontvangen

    3 personen

  • Instrumenten klaarzetten

    5 personen

  • Soundcheck uitvoeren

    3 personen

  • Deuren openen

    3 personen

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Programmaboekjes uitdelen

    2 personen

  • Garderobe bemannen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Concert aankondigen

  • Pauze verzorgen

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Bezoekers begeleiden

    2 personen

  • Avondprogramma presenteren

  • Optreden begeleiden

    3 personen

  • Publieksvragen verzamelen

  • Afscheidswoord verzorgen

  • Garderobe afronden

    2 personen

  • Instrumenten veilig opbergen

    5 personen

  • Bezoekers uitgeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Buffet afsluiten

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Stoelen en tafels opruimen

    5 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Geleende materialen terugbrengen

    2 personen

  • Gehuurde apparatuur retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

  • Bezoekersvragen beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 120
  • Tafelsaantal 8
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Krukkenaantal 6

Apparatuur

  • Muzieklessenaarsaantal 45
  • Dirigentenlessenaar
  • Microfoonsaantal 3
  • Microfoonstatievenaantal 3
  • Mengpaneel
  • Luidsprekersaantal 2
  • Versterker
  • Audiokabelsaantal 8
  • Verlengsnoerenaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Ducttapeaantal 4
  • Zaklampenaantal 3

Verlichting

  • Podiumlampenaantal 6
  • Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

  • Glazenaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Schotelsaantal 100
  • Bordenaantal 150
  • Besteksetsaantal 150
  • Serveerlepelsaantal 12
  • Kannenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 2
  • Warmhoudkannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 3
  • Serveerschalenaantal 12
  • Thermoskannenaantal 4

Decoratie

  • Bannersaantal 4
  • Tafelkledenaantal 8
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Programmastandaardsaantal 4
  • Pijlbordenaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg technische wensen uiterlijk twee weken vooraf naast de mogelijkheden van de zaal. Controleer niet alleen microfoons en luidsprekers, maar ook kabels, stekkerdozen, verlengsnoeren en de plek van het mengpaneel.
  • Bepaal het stoelenaantal pas nadat je de bezoekerslijst en zaalindeling hebt bijgewerkt. Houd een duidelijk gangpad vrij en reserveer ruimte voor muzieklessenaars, dirigentenlessenaar en eventuele presentator.
  • Plan het kopiëren van partituren en vouwen van programmaboekjes niet op de concertdag. Controleer de partijen minimaal één week vooraf, zodat ontbrekende pagina’s nog kunnen worden aangevuld.
  • Bereken catering op basis van het aantal aanmeldingen en dieetwensen, en controleer die gegevens opnieuw enkele dagen voor het concert. Koel dranken tijdig en zet koffie, thee, glazen, kopjes en servies op een vaste uitgifteplek.
  • Maak voor de concertdag een korte sleutel- en sluitronde met tijden. Controleer vóór binnenkomst van het publiek licht, verwarming, podiumlampen, garderoberekken, kassa en betaalmiddelen; leg zaklampen en ducttape bij de techniek.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een fanfareconcert organiseren en de locatie vastleggen?
Leg datum en locatie bij voorkeur minstens 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer direct daarna vergunningen, reserveringen, technische mogelijkheden en de beschikbaarheid van dirigent en presentator.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een fanfareconcert?
Bepaal het aantal op basis van de actuele bezoekerslijst en tel ruimte voor muzikanten en doorgangen apart mee. Controleer de opstelling uiterlijk één week vooraf en houd enkele stoelen beschikbaar voor late aanmeldingen of wijzigingen.
Wanneer moet ik de partituren en programmaboekjes klaarzetten?
Controleer en kopieer de partituren minimaal één week voor het concert. Vouw de programmaboekjes uiterlijk de dag ervoor, zodat je op de concertdag alleen nog het aantal en de uitgifte hoeft te controleren.
Hoeveel drank en catering moet ik inkopen voor een fanfareconcert?
Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en controleer dat aantal enkele dagen vooraf opnieuw. Neem dieetwensen mee voordat je boodschappen doet en plan koelen, koffiezetten en serveren als aparte stappen op de concertdag.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!