Organiser un concert de fanfare sans rien oublier

Un concert de fanfare demande plus qu’un programme musical et une salle réservée. Il faut coordonner les autorisations, les partitions, les invitations, l’accueil du public et la technique, puis prévoir l’installation dans le bon ordre. Cette checklist rassemble 76 tâches et 39 fournitures pour suivre la préparation jusqu’au dernier contrôle sur place. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les inscriptions, la répartition des bénévoles et le catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Faire les réservations
Établir le programme
3 personnes
Vérifier le répertoire et les partitions
2 personnes
Confirmer le chef d'orchestre et le présentateur
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Déterminer le nombre de chaises
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Copier les partitions
2 personnes
Plier les livrets du programme
3 personnes
Installer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les pupitres
4 personnes
Aménager la salle des instruments
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les issues de secours et les voies d’évacuation
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes

Événement

Accueillir les musiciens
3 personnes
Installer les instruments
5 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer le concert
Assurer la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Guider les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme de la soirée
Accompagner la prestation
3 personnes
Recueillir les questions du public
Prononcer le mot de clôture
Finaliser le vestiaire
2 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
5 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer le buffet
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 8
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Amplificateur
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban adhésifqté 4
Lampes de pocheqté 3

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 4

Décoration

Bannièresqté 4
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et vérifie les autorisations dès que la date est envisagée. Demande aussi quand récupérer les clés et contrôle l’éclairage ainsi que le chauffage avant le jour du concert.
Bloque le programme suffisamment tôt pour vérifier le répertoire, les partitions et les copies nécessaires. Prévois aussi le temps de plier les livrets plutôt que de le laisser au dernier moment.
Ne limite pas la préparation technique aux microphones : teste les pieds, la table de mixage, les haut-parleurs, l’amplificateur, les câbles et les rallonges sur place. Un rouleau de ruban adhésif et des lampes de poche sont utiles pour les ajustements de dernière minute.
Mets à jour la liste des visiteurs après les inscriptions et recueille les besoins alimentaires avant de calculer le catering. Refroidis les boissons à l’avance et vérifie que les verres, tasses, carafes et plateaux correspondent au service prévu.
Attribue les bénévoles par créneau et par zone : accueil, caisse, installation, catering et rangement. Installe les moyens de paiement avant l’arrivée du public et garde une personne disponible pour les imprévus pendant le concert.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un concert de fanfare ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la vérification des autorisations, la confirmation du chef d’orchestre et du présentateur, puis l’établissement du programme.
Combien de chaises prévoir pour un concert de fanfare ?: Prévois une chaise par spectateur attendu, puis ajoute une marge de 5 à 10 % si la configuration de la salle le permet. Le nombre final dépend de la liste des visiteurs et de la place nécessaire pour les musiciens, les pupitres et les passages.
Quand envoyer les invitations pour un concert de fanfare ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant le concert, avec une date limite d’inscription. Mets ensuite la liste à jour chaque semaine afin de calculer les chaises, le catering et la répartition de la salle.
Que vérifier le jour du concert ?: Récupère les clés, contrôle l’éclairage et le chauffage, puis teste la sonorisation avant l’arrivée du public. Termine l’installation au moins 2 heures avant le début pour avoir le temps de régler les pupitres, les microphones, la caisse et l’accueil.

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