Checklist voor een goed georganiseerd fanfareconcert

Een fanfareconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk de bezetting, bladmuziek, kaartverkoop, techniek, ontvangst en catering. Begin met datum en locatie, werk daarna toe naar het programma en de vrijwilligersbezetting. In de laatste week draait alles om controleren: werkt het geluid, ligt de muziek klaar en zijn koffie, water en servies op tijd geregeld?

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Concertdatum bevestigen
Fanfareleden uitnodigen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Muziekstukken selecteren
3 personen
Bladmuziek verzamelen
2 personen
Bladmuziek kopiëren
2 personen
Muzieklicentie controleren
Optredenschema maken
2 personen
Presentator aanwijzen
Kaartverkoop openen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Catering reserveren
Techniek testen
2 personen
Plattegrond maken
Bewegwijzering ontwerpen
Programma's afdrukken
2 personen
Naambadges maken
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Instrumenten controleren
4 personen
Locatie openen
2 personen
Ventilatie controleren
Zaalverlichting instellen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Orkestopstelling maken
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Bladmuziek klaarleggen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringtafel opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Musici ontvangen
3 personen
Inspelen begeleiden
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Concert openen
Concertprogramma uitvoeren
35 personen
Pauze aankondigen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze afsluiten
Tweede concertdeel uitvoeren
35 personen
Slotwoord uitspreken
Publiek uitgeleiden
3 personen
Informele nazit begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen tijdens nazit
2 personen
Hapjes bijvullen tijdens nazit
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Instrumenten veilig inpakken
5 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Muzieklessenaars opruimen
3 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Cateringtafel afbreken
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Voorraad verpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 8
Klaptafel entree
Kledingrekkenaantal 2
Statafelsaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Versterker
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 40
Dirigentenlessenaar
Muzieklessenaarlampenaantal 12
Metronoom

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Podiumachtergrond
Programmabordenaantal 4
Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Tafelnummersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakkarren

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de concertdatum en locatie minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer meteen hoeveel stoelen, tafels en ruimte voor muzieklessenaars beschikbaar zijn.
Maak het programma uiterlijk 3 weken voor het concert definitief. Verzamel en kopieer daarna de bladmuziek, wijs een presentator aan en controleer of voor elk stuk een muzieklicentie nodig is.
Open de kaartverkoop zodra datum, locatie en programma vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen wekelijks en vraag daarbij direct naar dieetwensen.
Plan vrijwilligers in blokken voor entree, zaal, catering en opruimen. Zet bij de techniek minstens 2 personen klaar voor een test van luidsprekers, versterker, mengpaneel en draadloze microfoons.
Doe de boodschappen 1 dag vooraf en koel dranken tijdig. Tel op de concertdag stoelen, programma’s, naambadges, kabels, batterijen, koffie, thee en servies nog één keer na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fanfareconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Plan de kaartverkoop 4 tot 6 weken voor het concert en rond programma en muziek uiterlijk 3 weken vooraf af.
Wanneer moet de bladmuziek voor een fanfareconcert klaar zijn?: Zorg dat de muziekstukken en kopieën uiterlijk 3 weken voor het concert compleet zijn. Houd daarna nog minimaal 1 week over om ontbrekende partijen of licenties te herstellen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fanfareconcert?: Plan minimaal 4 rollen: entree, zaal, catering en techniek. Bij een groter publiek is 1 extra vrijwilliger per 30 tot 40 bezoekers praktisch voor ontvangst, vragen en pauzes.
Wanneer moet ik de techniek testen voor een fanfareconcert?: Test de volledige geluidsinstallatie minimaal 1 week vooraf en nogmaals op de concertdag, minstens 2 uur voor aanvang. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, kabelmatten en reservebatterijen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.