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Checkliste für dein Blasorchesterkonzert

Ein Blasorchesterkonzert steht und fällt mit früher Planung: Saal, Termin und Musiker müssen zuerst feststehen, bevor du Programm, Noten und Einladungen vorbereitest. Spätestens in den letzten Wochen kommen Ticketverkauf, Helferplanung, Catering und Techniktests hinzu. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege, klare Beschilderung und ein getesteter Ablauf. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Versäumnisse rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Konzertdatum bestätigen

  • Blasmusikmitglieder einladen

  • Publikumseinladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Musikstücke auswählen

    3 Personen

  • Noten sammeln

    2 Personen

  • Noten kopieren

    2 Personen

  • Musiklizenz prüfen

  • Aufführungsplan erstellen

    2 Personen

  • Moderator bestimmen

  • Ticketverkauf eröffnen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Technik testen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Beschilderung entwerfen

  • Programme ausdrucken

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Instrumente prüfen

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Belüftung prüfen

  • Saalbeleuchtung einstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Orchesteraufstellung erstellen

    4 Personen

  • Notenständer aufstellen

    3 Personen

  • Notenblätter bereitlegen

    3 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Catering-Tisch aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Musiker empfangen

    3 Personen

  • Einsingen begleiten

    2 Personen

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Karten kontrollieren

    2 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Konzert eröffnen

  • Konzertprogramm durchführen

    35 Personen

  • Pause ankündigen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pause beenden

  • Zweiten Konzertteil aufführen

    35 Personen

  • Abschlusswort sprechen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

  • Informellen Ausklang begleiten

    4 Personen

  • Getränke während des Beisammenseins nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks während des Beisammenseins nachfüllen

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Instrumente sicher einpacken

    5 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Musikpulte wegräumen

    3 Personen

  • Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Cateringtisch abbauen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Garderobe aufräumen

    2 Personen

  • Vorrat verpacken

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 110
  • TischeAnz. 8
  • Klapptafel Eingang
  • KleiderständerAnz. 2
  • StehtischeAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Verstärker
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 6
  • NotenpulteAnz. 40
  • Dirigentenpult
  • Lampen für NotenpulteAnz. 12
  • Metronom

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • GebäckgabelnAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Bühnenhintergrund
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 50
  • BadgehalterAnz. 50
  • TischnummernAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • Reinigungswagen

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort möglichst mehrere Monate vorher und bestätige den Konzerttermin schriftlich. Prüfe dabei auch, wann Aufbau und Techniktest möglich sind.
  • Sammle die Noten nicht erst kurz vor der Aufführung: Lege die Stücke und den Aufführungsplan früh fest und plane mindestens eine gemeinsame Kontrolle der kopierten Noten ein.
  • Starte den Ticketverkauf, sobald Programm und Termin feststehen. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Konzert.
  • Teste Lautsprecher, Verstärker, Mischpult, Funkmikrofone und Audiokabel vor dem Einlass. Lege Verlängerungskabel, Kabelmatten und Ersatzbatterien zusätzlich griffbereit bereit.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und kontrolliere Geschirr, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen vor dem Aufbau. Beschilderung, Lageplan und ausgedruckte Programme sollten spätestens am Vortag fertig sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Blasorchesterkonzert organisieren?
Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Termin und Location. Programm, Musiker, Tickets und Catering sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Konzert feststehen.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Blasorchesterkonzert starten?
Öffne den Ticketverkauf, sobald Konzertdatum, Ort und Programm verlässlich bestätigt sind. Plane mindestens drei bis vier Wochen Verkaufszeit ein, bei größerem Publikum besser sechs Wochen.
Wann müssen die Noten für ein Blasorchesterkonzert fertig sein?
Sammle und kopiere die Noten mindestens drei bis vier Wochen vor dem Konzert. So bleibt genug Zeit, fehlende Stimmen zu ersetzen und den Aufführungsplan mit dem Dirigenten abzugleichen.
Wie lange vor dem Konzert sollte die Technik getestet werden?
Führe einen vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und wiederhole die Kontrolle am Veranstaltungstag zwei bis drei Stunden vor dem Einlass. Prüfe dabei auch Mikrofone, Kabel, Stromversorgung und Notenpultbeleuchtung.

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