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Checklist pour organiser un concert de fanfare

Un concert de fanfare demande une coordination précise entre les musiciens, le public, la technique et l’accueil. Commence par réserver le lieu et confirmer la date, puis avance vers le programme, les partitions, les invitations et la billetterie. Les derniers jours servent surtout à tester le son, préparer la signalétique, vérifier les stocks et organiser les bénévoles. Cette checklist rassemble les 83 tâches et 50 fournitures nécessaires, dans un ordre pratique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Confirmer la date du concert

  • Inviter les membres de la fanfare

  • Envoyer les invitations au public

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Sélectionner les morceaux de musique

    3 personnes

  • Rassembler les partitions

    2 personnes

  • Copier les partitions

    2 personnes

  • Vérifier la licence musicale

  • Établir le programme des spectacles

    2 personnes

  • Désigner un animateur

  • Ouvrir la billetterie

    2 personnes

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Réserver le catering

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Créer le plan

  • Concevoir la signalétique

  • Imprimer les programmes

    2 personnes

  • Créer les badges nominatifs

  • Vérifier les stocks

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Vérifier les instruments

    4 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier la ventilation

  • Régler l’éclairage de la salle

    2 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    3 personnes

  • Brancher les microphones

    2 personnes

  • Effectuer la vérification du son

    3 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Mettre en place l'orchestre

    4 personnes

  • Installer les pupitres

    3 personnes

  • Préparer les partitions

    3 personnes

  • Aménager le comptoir d’entrée

    2 personnes

  • Préparer les programmes

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Monter la table de catering

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les musiciens

    3 personnes

  • Accompagner l’échauffement

    2 personnes

  • Ouvrir les portes

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Contrôler les billets

    2 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Ouvrir le concert

  • Exécuter le programme du concert

    35 personnes

  • Annoncer la pause

  • Servir les boissons

    4 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Clore la pause

  • Interpréter la deuxième partie du concert

    35 personnes

  • Prononcer le mot de clôture

  • Accompagner le public à la sortie

    3 personnes

  • Animer le moment convivial informel

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons pendant la soirée

    2 personnes

  • Réapprovisionner les snacks pendant le verre de clôture

    2 personnes

  • Accompagner les derniers visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Emballer les instruments en toute sécurité

    5 personnes

  • Démonter la sono

    3 personnes

  • Ranger les pupitres à musique

    3 personnes

  • Ranger les chaises

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Démonter la table de catering

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Retirer la signalétique

    2 personnes

  • Ranger le vestiaire

    2 personnes

  • Emballer le stock

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Ranger les courses restantes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 110
  • Tablesqté 8
  • Table pliante d’entrée
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Tables hautesqté 6

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Amplificateur
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Câbles audioqté 8
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Passe-câblesqté 6
  • Pupitres de musiqueqté 40
  • Pupitre de chef d’orchestre
  • Lampes de pupitre pour musiciensqté 12
  • Métronome

Éclairage

  • Projecteurs de chantier LEDqté 4
  • Éclairage d’ambianceqté 4
  • Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verresqté 120
  • Assiettesqté 100
  • Fourchettes à gâteauqté 100
  • Cuillères à caféqté 80

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Carafesqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 2
  • Pinces de serviceqté 6
  • Pains de glaceqté 12

Décoration

  • Nappesqté 8
  • Compositions floralesqté 6
  • Fond de scène
  • Panneaux du programmeqté 4
  • Badges nominatifsqté 50
  • Porte-badgesqté 50
  • Numéros de tableqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Seauxqté 3
  • Sets de balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Chariots de ménage

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve le lieu et confirme la date plusieurs mois à l’avance : cela laisse le temps d’inviter les musiciens, d’ouvrir la billetterie et de trouver les bénévoles nécessaires.
  • Prépare le programme avant d’imprimer les documents. Vérifie les partitions, leur nombre d’exemplaires et la licence musicale au moins 2 semaines avant le concert.
  • Teste toute la technique sur place, idéalement 3 à 7 jours avant : haut-parleurs, amplificateur, table de mixage, microphones, câbles, rallonges et éclairage doivent être vérifiés ensemble.
  • Ne limite pas l’accueil à la billetterie : prévois une table d’entrée, des badges, des programmes imprimés et une signalétique visible dès l’arrivée du public.
  • Achète et refroidis les boissons la veille. Contrôle aussi les tasses, verres, assiettes, couverts, machines à café, bouilloires, thermos et glacières avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour un concert de fanfare ?
Réserve la salle dès que la date envisagée est connue, idéalement 3 à 6 mois avant le concert. Tu auras ainsi le temps de confirmer la fanfare, le programme, la technique et l’accueil du public.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert de fanfare ?
Ouvre la billetterie environ 4 à 8 semaines avant le concert. Ce délai permet d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et d’anticiper les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il tester la sonorisation ?
Effectue un premier test 3 à 7 jours avant, puis une vérification le jour même. Contrôle notamment les microphones, les pieds, les câbles audio, les multiprises et les passe-câbles.
Quand préparer les partitions et les programmes ?
Rassemble et vérifie les partitions au moins 2 semaines avant, puis imprime les programmes quelques jours avant le concert. Garde quelques exemplaires supplémentaires pour les pertes ou les inscriptions de dernière minute.

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