Checklist voor een goed georganiseerd fanfareconcert

Een fanfareconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een orkest vastleggen. Je regelt tegelijk het repertoire, de muzikanten, bezoekersregistratie, techniek, stoelen, catering en de informatie voor het publiek. Begin met datum, zaal en vergunningen en werk daarna toe naar programma, communicatie en repetitiegegevens. Controleer in de laatste week vooral de muziekpartijen, geluidsset, routebeschrijving en dieetwensen; juist die details worden vaak te laat opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Concertdatum vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Fanfare bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Repertoire afstemmen
2 personen
Dirigent bevestigen
Muzikantenlijst opstellen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Affiches ophangen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Programmafolders bestellen
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Muziekpartijen kopiëren
2 personen
Naambordjes voorbereiden
Catering bestellen
Stoelen reserveren
Geluidsset reserveren
Techniekplan uitwerken
2 personen
Routebeschrijving delen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Programmafolders vouwen
3 personen
Muziekinstrumenten controleren
3 personen

Event

Zaal openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Muzikantenplaatsen inrichten
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Licht controleren
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Publieksingang openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Concert begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Muzikanten voorzien van water
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Afsluitend woord verzorgen
Nazit en drankje serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muzikanten uitzwaaien
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Muzieklessenaars inpakken
3 personen
Geluidsset afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
Materialen terugbrengen
2 personen
Geluidsset retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 160
Tafelsaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 45
Dirigentenlessenaar
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Muziekstandaardlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
Kabelgotenaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Reservebatterijenaantal 24
Portofoonsaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Entreebord
Programmastandaardsaantal 3
Bloemstukkenaantal 4
Naamkaartjesaantal 50
Pennenaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de concertdatum en zaal minimaal 12 weken vooraf vast. Controleer direct welke vergunningen nodig zijn en of stoelen, tafels en een geluidsset bij de locatie beschikbaar zijn.
Bevestig fanfare, dirigent en muzikantenlijst uiterlijk 8 weken voor het concert. Stem daarna het repertoire af, zodat muziekpartijen op tijd verzameld en gekopieerd kunnen worden.
Open het aanmeldformulier zodra het programma en de uitnodiging klaar zijn, bij voorkeur 6 weken vooraf. Werk de bezoekerslijst wekelijks bij en verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor het concert.
Maak 2 weken vooraf een techniekplan met opstelling van geluidsmixer, luidsprekers, microfoons, muzieklessenaars en kabels. Plan op de concertdag minimaal 2 uur voor opbouw en een volledige soundcheck.
Bestel programmfolders en regel naambordjes, entreebord en programmastandaards uiterlijk 10 dagen vooraf. Deel de routebeschrijving samen met de uitnodiging en controleer 3 dagen voor aanvang of alle informatie nog klopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fanfareconcert organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met de datum, zaal, vergunningen en bevestiging van de fanfare. Voor een groter concert met catering, aanmeldingen en extra techniek is 16 weken meer werkruimte.
Wanneer moet ik de vergunningen voor een fanfareconcert controleren?: Controleer de vergunningen direct nadat de zaal en concertdatum zijn vastgelegd, dus idealiter 12 weken voor het concert. Sommige aanvragen hebben meerdere weken verwerkingstijd; wacht daarom niet tot de laatste maand.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de techniek op de concertdag?: Plan minimaal 2 uur voor het plaatsen van geluidsset, microfoons, luidsprekers, lessenaarlampen en kabels. Voeg daarna tijd toe voor een volledige soundcheck voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen uit bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor het concert. Geef het definitieve aantal bezoekers en de dieetwensen daarna direct door aan de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.