Blasorchesterkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Legen Sie den Konzerttermin erst fest, wenn Saal, Blasorchester und Dirigent verbindlich zugesagt haben. Planen Sie zusätzlich mehrere Wochen für Einladungen, Plakate und Online-Anmeldungen ein.
• Stimmen Sie das Repertoire früh mit Dirigent und Musikern ab. Sammeln und kopieren Sie die Partituren so, dass alle Noten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Konzert vorliegen.
• Ermitteln Sie die erwartete Besucherzahl nicht nur über die Anmeldungen. Halten Sie eine aktuelle Besucherliste und bestellen Sie Programmhefte, Stühle sowie Catering mit einer kleinen Reserve.
• Prüfen Sie die Tonanlage und den Technikplan vor dem Aufbau. Für Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und Notenpultlampen brauchen Sie ausreichend Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Gaffer Tape und Ersatzbatterien.
• Bereiten Sie den Einlass separat vor: Eingangsschild, Namensschilder, Programmständer und eine verständliche Wegbeschreibung sollten am Konzerttag bereits an ihrem Platz sein. Teilen Sie Zuständigkeiten für Einlass, Technik und Catering spätestens 7 Tage vorher ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Blasorchesterkonzert organisieren?

Beginnen Sie idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Saal, Termin, Genehmigungen und der Bestätigung des Orchesters. Die Einladungen und Plakate sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert bereit sein.

Wann sollte man die Musiker und den Dirigenten bestätigen?

Die verbindliche Bestätigung sollte 3 bis 4 Monate vor dem Konzert erfolgen. Eine aktualisierte Musikerliste und die endgültige Besetzung sollten spätestens 4 Wochen vorher vorliegen.

Wie viele Programmhefte braucht man für ein Blasorchesterkonzert?

Planen Sie ein Programmheft pro Besucher und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 120 erwarteten Gästen wären das beispielsweise 126 bis 132 Hefte.

Wann müssen Technik und Noten für das Konzert fertig sein?

Der Technikplan sollte spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen, damit fehlende Mikrofone, Kabel oder Lautsprecher noch reserviert werden können. Die vollständigen Noten und Partituren sollten mindestens 1 Woche vorher geprüft und sortiert sein.

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