Organiser un concert de fanfare sans rien oublier

Un concert de fanfare demande de coordonner la salle, les musiciens, le programme, le public et la technique. Commence par fixer la date et réserver le lieu, puis verrouille les autorisations et les personnes indispensables. Les invitations, les inscriptions et le catering viennent ensuite, tandis que les partitions, les pupitres et la sonorisation doivent être prêts avant les répétitions finales. Cette checklist regroupe 78 tâches et 52 fournitures pour suivre l’organisation étape par étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date du concert
2 personnes
Vérifier les autorisations
Confirmer la fanfare
Établir le programme
2 personnes
Coordonner le répertoire
2 personnes
Confirmer le chef d’orchestre
Établir la liste des musiciens
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Commander les brochures du programme
Rassembler les partitions
2 personnes
Copier les partitions musicales
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Commander le catering
Réserver des chaises
Réserver le matériel de sonorisation
Élaborer le plan technique
2 personnes
Partager l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Plier les programmes
3 personnes
Vérifier les instruments de musique
3 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager l’espace des musiciens
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Préparer les partitions musicales
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le concert
2 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Fournir de l'eau aux musiciens
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Préparer le mot de clôture
Organiser le after et servir un verre
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Faire ses adieux aux musiciens
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Ranger les pupitres de musique
3 personnes
Démonter le système de son
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
Rapporter le matériel
2 personnes
Renvoyer le matériel de sonorisation
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tablesqté 12
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Tabouretsqté 4

Équipement

Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Lampes de pupitreqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Goulottes de câblesqté 6
Serre-câblesqté 100
Piles de rechangeqté 24
Talkies-walkiesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Panneau d’entrée
Pupitres de programmeqté 3
Compositions floralesqté 4
Badges nominatifsqté 50
Stylosqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle avant de confirmer la date au public : vérifie la capacité, l’accès pour le matériel et les horaires d’installation. Prévois aussi l’espace nécessaire aux pupitres, aux chaises et au chef d’orchestre.
Confirme rapidement la fanfare, le chef d’orchestre et la liste des musiciens. Demande les besoins alimentaires dès l’inscription afin de transmettre un nombre fiable au catering, plutôt que de compter les invités au dernier moment.
Prépare le programme et le répertoire avant de commander les brochures. Garde une version à jour des partitions et prévois des copies pour chaque musicien, avec des lampes de pupitre si la salle est peu éclairée.
Teste la sonorisation sur place avant le jour du concert : console de mixage, haut-parleurs, microphones, pieds, rallonges et multiprises doivent être compatibles avec le plan technique. Ajoute du ruban gaffer, des serre-câbles et des piles de rechange pour les ajustements imprévus.
Organise l’accueil séparément de la scène : badges nominatifs, panneau d’entrée, listes de visiteurs, programmes et tables doivent être prêts avant l’ouverture des portes. Partage l’itinéraire aux musiciens et aux intervenants au moins quelques jours à l’avance.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de fanfare ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver la salle, obtenir les autorisations, confirmer la fanfare et établir le programme.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie les invitations environ 4 à 6 semaines avant le concert. Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement pour mettre à jour la liste des visiteurs et confirmer le catering.
Que faut-il prévoir pour la sonorisation d’un concert de fanfare ?: Prévois une console de mixage, des haut-parleurs, des microphones, des pieds de micro, des boîtiers DI et suffisamment de rallonges et multiprises. Fais un test technique au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Quand préparer les partitions et les brochures du programme ?: Rassemble et vérifie les partitions 2 à 3 semaines avant le concert, puis commande les brochures dès que le programme est définitif. Prépare les copies et les pupitres au plus tard la veille.

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