Familiespelletjesdag organiseren: checklist

Een familiespelletjesdag loopt soepel als je de organisatie in vaste stappen opdeelt. Reserveer eerst de locatie, maak daarna het programma en verwerk de aanmeldingen voordat je catering en materiaal definitief regelt. Houd rekening met verschillende leeftijden, dieetwensen en slecht weer: partytenten en spelmateriaal moeten op tijd beschikbaar zijn. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke indeling van spelstations, een zichtbaar ontvangstpunt en voldoende tijd voor opbouw, koelen en klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma en spelindeling maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Spelregels uitschrijven
2 personen
Spelstations indelen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Spelregels afdrukken
Prijzen en scorekaarten klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Sandwiches voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Spelstations klaarzetten
4 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Spelrondes begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Tussenstanden noteren
2 personen
Vrije spellen begeleiden
4 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Finale spelronde begeleiden
4 personen
Winnaars bekendmaken
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Spelmateriaal sorteren
3 personen
Buffet en keuken opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Krukkenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Basketballenaantal 2
Tennisballenaantal 12
Zachte ballenaantal 8
Hoepelsaantal 8
Springtouwenaantal 8
Pionnenaantal 30
Estafettestokkenaantal 8
Waterbekers voor spelaantal 20
Touwtrektouw
Cornhole-setaantal 2
Ringwerpsetaantal 2
Reuzenvieropereenrij
Gezelschapsspellenaantal 10
Speelkaartenaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 6
Krijtaantal 12
Meetlintenaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Naamstickersaantal 70
Prijslintenaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Handdesinfectiestationsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Afzetlintaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma met spelrondes van 20 tot 30 minuten en plan 10 minuten wisseltijd. Zo kunnen gezinnen rustig van spelstation veranderen en blijven scorekaarten en materiaal overzichtelijk.
Verwerk dieetwensen uiterlijk één week voor de spelletjesdag in de cateringbestelling. Zet sandwiches, hapjes en drinken op een apart buffetpunt, zodat het spelprogramma niet wordt onderbroken.
Controleer het spelmateriaal minimaal drie dagen vooraf per station. Test bijvoorbeeld stopwatches, scoreborden en spellen en leg ballen, pionnen, hoepels en meetlinten per onderdeel bij elkaar.
Plan voor de opbouw minstens 2 uur vóór ontvangst van de deelnemers. Partytenten, klaptafels, klapstoelen, spelstations, buffet en ontvangsttafel vragen meer tijd dan alleen het neerzetten van materiaal.
Zet de spelregels afgedrukt bij elk station en gebruik één centrale deelnemerslijst. Noteer daarop aanmeldingen, dieetwensen en eventuele teamindeling, zodat de ontvangst op de dag zelf vlot verloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiespelletjesdag organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met de locatie, het programma en de uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 1 week voor de dag, zodat catering en teams definitief kunnen worden geregeld.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een familiespelletjesdag op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en 30 minuten extra voor een laatste controle. In die tijd zet je partytenten, tafels en stoelen neer, richt je spelstations en buffet in en test je geluidsinstallatie.
Hoe deel ik een familiespelletjesdag in met meerdere spellen?: Werk met spelrondes van 20 tot 30 minuten en plan ongeveer 10 minuten wisseltijd. Met 4 tot 6 stations kunnen groepen rouleren zonder lange wachtrijen; pas het aantal stations aan het aantal deelnemers aan.
Wanneer moet ik eten en drinken voorbereiden voor een familiespelletjesdag?: Koel dranken de avond ervoor en bereid hapjes en sandwiches op de ochtend zelf voor. Richt het buffet ongeveer 30 minuten vóór de ontvangst in en houd extra koelboxen beschikbaar als de locatie geen koelkast heeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.