Journée des jeux en famille : la checklist d’organisation

Une journée de jeux en famille demande plus que quelques ballons et des tables. Il faut répartir les postes, prévoir les inscriptions, préparer les règles et vérifier que chaque station dispose du bon matériel. Cette checklist suit l’ordre logique des préparatifs, des premières réservations à l’accueil des participants. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les détails qui prennent du temps le jour même : boissons fraîches, feuilles de score, signalétique et installation des espaces.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Créer le programme et l'organisation des jeux
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Rédiger le règlement
2 personnes
Répartir les postes de jeu
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Imprimer les règles du jeu
Préparer les prix et les feuilles de score
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre en place les stations de jeu
4 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le système de sonorisation
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Présenter le programme
Animer les manches du jeu
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Noter les scores intermédiaires
2 personnes
Animer les jeux libres
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Encadrer la finale du jeu
4 personnes
Annonce des gagnants
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Trier le matériel de jeu
3 personnes
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Tabouretsqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Ballons de basketqté 2
Balles de tennisqté 12
Balles souplesqté 8
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 30
Témoins de relaisqté 8
Gobelets d'eau pour le jeuqté 20
Corde de tir à la corde
Set de cornholeqté 2
Set de lancer d’anneauxqté 2
Puissance 4 géant
Jeux de sociétéqté 10
Cartes à jouerqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 6
Craieqté 12
Mètres rubansqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 50

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Étiquettes nominativesqté 70
Rubans de prixqté 12
Panneaux directionnelsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Stations de désinfectant pour les mainsqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Ruban de balisageqté 2
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu au moins 6 à 8 semaines avant la journée : vous aurez ensuite le temps de créer le programme, d’envoyer les invitations et de traiter les inscriptions.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Utilisez cette liste finale pour recueillir les besoins alimentaires et ajuster le catering, les sandwiches et les en-cas.
Préparez une fiche par station de jeu avec la règle imprimée, le matériel nécessaire, un chronomètre et une feuille de score. Faites une vérification complète au moins 3 jours avant.
Prévoyez l’installation sur un créneau d’au moins 2 heures avant l’arrivée des familles : tentes, tables, chaises, buffet, point boissons et stations de jeu doivent être en place avant l’accueil.
Mettez les boissons dans les glacières au moins 4 heures avant le début et préparez la table d’accueil avec la liste des participants, le règlement et le programme. Cela évite les files dès la première minute.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée des jeux en famille ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, puis construisez le programme, lancez les invitations et gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions finales et les achats.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée de jeux ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’ouverture au public. Comptez davantage si vous devez monter des tentes de réception ou installer plusieurs stations avec tables, panneaux de score et matériel sportif.
Quand commander le catering pour une journée familiale ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir fixé une date limite d’inscription. Ajoutez ensuite les besoins alimentaires signalés et vérifiez les quantités quelques jours avant.
Que préparer la veille d’une journée des jeux ?: La veille, vérifiez le matériel de jeu, imprimez les règles et les feuilles de score, préparez les en-cas et les sandwiches, puis regroupez les fournitures par station. Les boissons peuvent être mises à refroidir 4 heures avant le début.

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