Zo organiseer je een familiespellenmiddag

Begin met de ruimte en het programma, niet met de boodschappen. Bepaal hoeveel deelnemers je verwacht, reserveer een passende zaal en deel de middag op in spelrondes, pauzes en een afsluiting. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en ontbrekende spellen. Op de dag zelf draait alles om een logische tafelindeling, duidelijke spelregels en een ontvangst die niet ophoudt doordat koffie, scorebladen of materialen nog klaar moeten worden gezet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Datum en programma bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Spellenprogramma uitwerken
2 personen
7
Spelregels controleren
2 personen
8
Ontbrekende spellen regelen
9
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Bevestiging aan deelnemers sturen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Spellen en materialen verzamelen
2 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Ruimte openen en controleren
2 personen
16
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
17
Speltafels indelen
3 personen
18
Spellen per tafel klaarleggen
3 personen
19
Quizvragen en scorebladen klaarleggen
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

24
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
25
Bezoekers welkom heten
2 personen
26
Spelregels uitleggen
3 personen
27
Eerste spelronde begeleiden
4 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Hapjes aanvullen
2 personen
30
Tweede spelronde begeleiden
4 personen
31
Pauze en buffet serveren
4 personen
32
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
33
Quizronde presenteren
2 personen
34
Scores controleren
2 personen
35
Prijswinnaars bekendmaken
36
Vrij spelen begeleiden
3 personen
37
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Spellen sorteren en inpakken
3 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Materialen terugbrengen
2 personen
44
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Spelmaterialen

Bordspellenaantal 12
Kaartspellenaantal 6
Puzzelsaantal 4
Dobbelstenenaantal 12
Pionnenaantal 48
Scorebordaantal 2
Tafeltennisset
Ringwerpset
Bocciaset
Mikadoaantal 2
Memoryspellenaantal 3
Quizzoemersaantal 4
Prijsjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare lampenaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Tafelkleedjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 50
Vaasjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met één speltafel per spel en leg het materiaal uiterlijk de avond ervoor per tafel klaar. Controleer daarbij of elk spel compleet is en leg quizvragen, scorebladen en eventuele prijsjes apart.
Stuur de uitnodiging minimaal drie weken vooraf en vraag tegelijk naar het aantal deelnemers en dieetwensen. Stuur drie tot vijf dagen voor de middag een bevestiging met starttijd, programma en praktische informatie.
Maak de indeling op basis van rustige en actieve spellen. Zet tafeltennis, ringwerpen en boccia niet naast een tafel met puzzels of een uitlegspel; houd loopruimte tussen de tafels vrij.
Bereken catering pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Zet drinken tijdig koud, richt buffet en drankentafel apart in en gebruik serveerschalen, opscheplepels en serveertangen zodat niet iedereen dezelfde materialen nodig heeft.
Plan vóór de ontvangst minstens 60 minuten voor openen, controleren en klaarzetten. Controleer tafels, stoelen, garderoberekken, koffiezetapparaten en waterkokers voordat bezoekers binnenkomen; dat voorkomt zoeken tijdens de eerste spelronde.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een familiespellenmiddag te organiseren?: Reken op drie weken voorbereiding. Reserveer in de eerste week de ruimte en bepaal het programma, verzamel daarna de aanmeldingen en controleer uiterlijk drie tot vijf dagen vooraf de catering en spelmaterialen.
Hoeveel spellen heb je nodig voor een familiespellenmiddag?: Plan minimaal één spel per speltafel en houd één extra activiteit achter de hand. Voor een programma met vier tafels leg je dus minstens vier spellen klaar, plus bijvoorbeeld een puzzel, quiz of actief spel als reserve.
Wanneer stuur je de uitnodigingen voor een familiespellenmiddag?: Stuur ze ongeveer drie weken van tevoren. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur zeven dagen voor de middag, zodat je aantallen, dieetwensen, catering en tafelindeling nog rustig kunt aanpassen.
Hoe richt je de ruimte in voor een familiespellenmiddag?: Zet de tafels eerst in spelzones en laat voldoende loopruimte vrij tussen de actieve spellen en rustige tafels. Reserveer daarnaast een aparte plek voor ontvangst, garderobe, buffet en drank; begin minimaal 60 minuten voor aanvang met de inrichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.