Einen Familien-Spielevormittag gut organisieren
Bei einem Familien-Spielevormittag entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag Ruhe bleibt. Beginne mit Raum, Datum und Programm, bevor du Einladungen verschickst. Plane danach Spiele, Tischaufteilung und Verpflegung anhand der Anmeldungen. Am Vorabend fehlen sonst oft kalte Getränke, vollständige Spiele oder klare Regeln. Dieser Ablauf führt dich von der ersten Reservierung bis zur Begrüßung der Familien.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raum reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Spieleprogramm ausarbeiten
2 Personen
- 7
Spielregeln prüfen
2 Personen
- 8
Fehlende Spiele organisieren
- 9
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 11
Bestätigung an Teilnehmer senden
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Spiele und Materialien sammeln
2 Personen
- 14
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 15
Raum öffnen und kontrollieren
2 Personen
- 16
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 17
Spieltische einteilen
3 Personen
- 18
Spiele pro Tisch bereitlegen
3 Personen
- 19
Quizfragen und Ergebnisblätter bereitlegen
2 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Buffet und Getränketisch einrichten
3 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Event
- 24
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 25
Besucher begrüßen
2 Personen
- 26
Spielregeln erklären
3 Personen
- 27
Erste Spielrunde betreuen
4 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 29
Snacks auffüllen
2 Personen
- 30
Die zweite Spielrunde leiten
4 Personen
- 31
Pause und Buffet servieren
4 Personen
- 32
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 33
Quizrunde moderieren
2 Personen
- 34
Punkte kontrollieren
2 Personen
- 35
Preisträger bekanntgeben
- 36
Freies Spiel begleiten
3 Personen
- 37
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Spiele sortieren und verpacken
3 Personen
- 39
Abfall sammeln
3 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 42
Raum reinigen
3 Personen
- 43
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 44
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 48
- BuffetischeAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 6
Spielmaterialien
- BrettspieleAnz. 12
- KartenspieleAnz. 6
- PuzzlesAnz. 4
- WürfelAnz. 12
- KegelAnz. 48
- AnzeigetafelAnz. 2
- Tischtennisset
- Ringwurf-Set
- Boccia-Set
- MikadoAnz. 2
- MemoryspieleAnz. 3
- Quiz-BuzzerAnz. 4
- PreiseAnz. 12
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 50
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- BestecksetsAnz. 50
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- Bluetooth-Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Wiederaufladbare LampenAnz. 4
Dekoration
- GirlandenAnz. 8
- BallonsAnz. 50
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 50
- VasenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Raum, Datum und Programm mindestens 4 Wochen vorher fest. Plane dabei feste Spielblöcke von 20 bis 30 Minuten ein, damit Familien wissen, wann sie den Tisch wechseln.
- Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 7 Tage vor dem Termin. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und der Anzahl der teilnehmenden Erwachsenen und Kinder.
- Prüfe jedes Spiel spätestens 10 Tage vorher auf Vollständigkeit und verständliche Regeln. Lege pro Tisch ein bis zwei Spiele bereit und organisiere fehlende Würfel, Karten oder Spielmaterial rechtzeitig nach.
- Kalkuliere die Verpflegung erst nach Ablauf der Anmeldung: Rechne pro Person mit etwa 0,75 bis 1 Liter Getränken für den Vormittag sowie zwei bis drei Snackportionen. Stelle Kaffee, Tee und Wasser getrennt bereit, damit sich der Empfang nicht am Buffet staut.
- Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Teile Tische und Stühle ein, lege Spiele, Quizfragen und Ergebnisblätter aus und stelle Getränke, Geschirr und Snacks erst danach auf den Buffet- und Getränketisch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Familien-Spielevormittag planen?
- Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Raum, Datum und Programm. Die Anmeldung sollte spätestens 7 Tage vor dem Vormittag enden, damit du Mengen, Tischaufteilung und Ernährungswünsche anpassen kannst.
- Wie viele Spiele braucht man für einen Familien-Spielevormittag?
- Plane pro Spieltisch mindestens zwei unterschiedliche Spiele und zusätzlich ein bis zwei Ersatzspiele ein. Bei 6 Tischen brauchst du also mindestens 12 vorbereitete Spiele, damit Wartezeiten und Altersunterschiede aufgefangen werden.
- Wie viel Essen und Trinken braucht man für Familien?
- Rechne mit etwa 0,75 bis 1 Liter Getränken pro Person für den Vormittag und zwei bis drei kleinen Snackportionen. Kaufe verderbliche Snacks erst nach Ablauf der Anmeldefrist und berücksichtige gemeldete Unverträglichkeiten.
- Wann sollte man den Raum für das Spielefest öffnen?
- Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor dem Beginn. In dieser Zeit kannst du Tische und Stühle aufstellen, Spiele je Tisch verteilen, das Quizmaterial bereitlegen und Kaffee, Tee sowie Getränke vorbereiten.
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