Zo organiseer je een familiegoochelshow

Begin met de twee onderdelen die de rest bepalen: boek de goochelaar en reserveer een geschikte locatie. Leg daarna programma, publiekscapaciteit en inschrijving vast, zodat je weet hoeveel stoelen, hapjes en drank nodig zijn. Plan de techniek en zaalopstelling ruim vóór de show; een vrij podiumvlak en geteste microfoon voorkomen de meeste problemen. In de laatste dagen verwerk je dieetwensen, controleer je leveringen en stuur je een herinnering met tijd, route en praktische informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Goochelaar boeken
2
Locatie reserveren
3
Programma vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering versturen
8
Bezoekerslijst afdrukken
9
Leveringen controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koud zetten
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Zaal controleren
2 personen
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen opstellen
3 personen
16
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
17
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
18
Microfoon testen
2 personen
19
Versiering ophangen
3 personen
20
Buffet inrichten
3 personen
21
Koffiepunt inrichten
2 personen
22
Goochelaar ontvangen
23
Goochelmaterialen klaarzetten
2 personen
24
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

25
Entree bemannen
2 personen
26
Bezoekers verwelkomen
3 personen
27
Jassen aannemen
2 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Goochelshow begeleiden
2 personen
30
Pauzehapjes serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Avondprogramma begeleiden
2 personen
33
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen

Nazorg

34
Goochelaar uitzwaaien
35
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
36
Afval verzamelen
3 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
39
Decoratie verwijderen
3 personen
40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Zaal schoonmaken
3 personen
42
Verloren voorwerpen verzamelen
43
Locatie afsluiten
2 personen
44
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Kledingrekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoon
Draagbare speaker
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de zaal rond het optreden: maak een duidelijk podiumvlak vrij, zet stoelen gericht naar de speelplek en houd loopruimte over voor kinderen en vrijwilligers. Controleer dit bij voorkeur een week vooraf, niet pas tijdens de opbouw.
Test geluidsapparatuur vóór de gasten binnenkomen. Sluit de draadloze microfoon en draagbare speaker aan, controleer het bereik en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; reserveer minstens 30 minuten voor deze controle.
Werk met één actuele bezoekerslijst. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het evenement, druk de lijst af en geef de entreebemanning een versie waarop wijzigingen met pen kunnen worden bijgehouden.
Koel dranken op tijd en richt buffet en koffiepunt apart in. Zet koelboxen en koelelementen vooraf klaar en reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon; zo voorkom je een rij bij één uitgiftepunt.
Geef vrijwilligers een korte briefing vóór de goochelaar arriveert. Spreek af wie de entree bemant, wie de artiest ontvangt en wie tijdens de show let op techniek, drankjes en een vrij podiumvlak.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een familiegoochelshow organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met het boeken van de goochelaar en de locatie. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de show.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een familiegoochelshow versturen?: Verstuur ze bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 10 dagen vóór het evenement.
Hoeveel stoelen en drankjes heb ik nodig voor een familiegoochelshow?: Zet voor iedere aangemelde bezoeker een stoel klaar en houd enkele extra stoelen achter de hand. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en stem hapjes af op het definitieve aantal aanmeldingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een familiegoochelshow?: Plan minimaal 2 uur voor zaal, buffet, koffiepunt, decoratie en techniek. Laat microfoon en speaker minstens 30 minuten vóór de ontvangst testen en reserveer extra tijd als leveringen nog moeten worden gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.