Organiser un spectacle de magie familial, étape par étape
Un spectacle de magie familial se prépare d’abord comme un accueil de public, puis comme un moment scénique. Commencez par réserver le magicien et la salle, puis fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de visiteurs déterminera les chaises, les tables, les boissons et la zone libre devant la scène. Les oublis arrivent surtout le jour même : son non testé, livraisons non vérifiées, besoins alimentaires non recueillis ou bénévoles mal briefés.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver un magicien
- 2
Réserver le lieu
- 3
Définir le programme
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Envoyer un rappel
- 8
Imprimer la liste des visiteurs
- 9
Vérifier les livraisons
2 personnes
- 10
Faire les courses
2 personnes
- 11
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 12
Préparer les en-cas
3 personnes
- 13
Vérifier la salle
2 personnes
- 14
Installer les tables
3 personnes
- 15
Installer les chaises
3 personnes
- 16
Dégager la zone de la scène
2 personnes
- 17
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 18
Tester le microphone
2 personnes
- 19
Suspendre la décoration
3 personnes
- 20
Installer le buffet
3 personnes
- 21
Mettre en place le point café
2 personnes
- 22
Accueillir le magicien
- 23
Préparer le matériel de magie
2 personnes
- 24
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 25
Tenir l'entrée
2 personnes
- 26
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 27
Prendre les vestes
2 personnes
- 28
Servir le café et le thé
2 personnes
- 29
Accompagner le spectacle de magie
2 personnes
- 30
Servir les en-cas de pause
3 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 32
Encadrer le programme du soir
2 personnes
- 33
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes
Suivi
- 34
Saluer le magicien au départ
- 35
Ranger les restes au frais
2 personnes
- 36
Rassembler les déchets
3 personnes
- 37
Faire la vaisselle
3 personnes
- 38
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 39
Retirer la décoration
3 personnes
- 40
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 41
Nettoyer la salle
3 personnes
- 42
Rassembler les objets perdus
- 43
Fermer le lieu
2 personnes
- 44
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Portants à vêtementsqté 2
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 4
Équipement
- Micro sans fil
- Enceinte portable
- Pied de microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 3
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 70
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Pains de glaceqté 12
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Louchesqté 6
- Pincesqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Guirlandesqté 8
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 60
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 3
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampes à batterieqté 6
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le magicien et la salle avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 15 minutes dans le programme pour l’installation, l’accueil et les éventuels retards.
- Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires avant la date limite. Envoyez un rappel quelques jours avant le spectacle afin de réduire les absences et les arrivées désorganisées.
- Prévoyez une zone de scène dégagée, puis installez les tables et les chaises autour, sans bloquer les passages. Gardez l’entrée visible et préparez les badges nominatifs avant l’arrivée du public.
- Testez le microphone sans fil, l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture des portes. Un essai de quelques minutes avec le magicien permet de repérer immédiatement un problème de volume ou de branchement.
- Vérifiez les livraisons et faites les courses suffisamment tôt pour mettre les boissons au frais. Préparez le buffet, le point café et les en-cas avant l’accueil, afin que les bénévoles puissent tenir l’entrée pendant le début du spectacle.
Questions fréquentes
- Quand réserver un magicien pour un spectacle familial ?
- Réservez-le avant de fixer définitivement la date et d’envoyer les invitations. Prévoyez idéalement plusieurs semaines pour comparer les disponibilités et confirmer la durée, le programme et les besoins techniques.
- Combien de chaises prévoir pour un spectacle de magie familial ?
- Prévoyez une chaise par visiteur inscrit, puis ajoutez quelques places pour les accompagnateurs de dernière minute. Imprimez la liste des visiteurs le jour même pour vérifier rapidement les arrivées.
- Quand envoyer le rappel aux familles inscrites ?
- Envoyez un rappel quelques jours avant le spectacle, avec l’heure d’ouverture des portes, l’adresse et les informations pratiques. Cela laisse encore le temps de corriger une inscription ou de recueillir un besoin alimentaire oublié.
- Quand tester le microphone et l’enceinte ?
- Testez tout le matériel avant l’arrivée du public, puis refaites un essai avec le magicien après son installation. Gardez au moins 30 minutes avant le début prévu pour résoudre un problème de câble, de prise ou de volume.
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