Checklist voor een familiedansavond organiseren
Een familiedansavond vraagt om meer dan een playlist en een vrije zaal. Je regelt uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, maar ook een dansprogramma waarin kinderen en volwassenen aan bod komen. Plan daarnaast de catering, vrijwilligers en techniek ruim vooraf. Deze checklist helpt je van datum en locatie naar een soepel verloop op de avond zelf, inclusief testen van speakers, microfoons en verlengkabels.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Muziekvoorkeuren verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Reservering bevestigen
Muziek afspeellijst samenstellen
2 personen
Dansprogramma maken
2 personen
Kinderactiviteiten plannen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Versiering inkopen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dips en sauzen portioneren
2 personen
Tafels indelen
2 personen
Muziekbestanden klaarzetten
Draaiboek printen
Weersverwachting controleren
Event
Locatie openen
2 personen
Vloer en zaal controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Ontvangstteam briefen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste dansronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Tweede dansronde begeleiden
2 personen
Danswedstrijd begeleiden
3 personen
Koffie en dessert serveren
3 personen
Verlichting aanpassen
Laatste dansronde begeleiden
2 personen
Afscheid aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Restanten veilig koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Krukkenaantal 8
Servies
- Dinerbordenaantal 80
- Gebaksbordenaantal 80
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadkabelsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudschalenaantal 4
- Prullenbakkenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledspotsaantal 4
- Lichtgevende dansvloerlichtenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 120
- Ballonlintaantal 2
- Ballonpompaantal 2
- Slingersaantal 10
- Tafelkledenaantal 8
- Servettenhoudersaantal 8
- Ledkaarsenaantal 24
- Fotowand
- Fotopropsaantal 20
- Naamkaartjesaantal 80
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Serveerschalenaantal 12
- Keukentangenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Koelelementenaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Vloermoppenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie eerst vast en verstuur de uitnodigingen daarna. Vraag meteen om aanmeldingen, dieetwensen en muziekvoorkeuren, zodat je uiterlijk een week vooraf de gastenlijst kunt sluiten.
- Maak het dansprogramma in blokken van 30 tot 45 minuten. Wissel actieve dansnummers af met kinderactiviteiten, eetmomenten en rust, zodat jonge kinderen niet na één uur afhaken.
- Bereken eten en drinken pas nadat de definitieve gastenlijst klaar is. Houd rekening met aparte porties voor dieetwensen en reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon.
- Test speakers, mengpaneel, draadloze microfoons en muziekspeler minstens één dag vooraf. Leg muziekbestanden, oplaadkabels, verlengkabels en stekkerdozen klaar op dezelfde plek als het draaiboek.
- Richt de zaal in met een duidelijke scheiding tussen dansvloer, buffet en garderobe. Zet tafels en stoelen zo neer dat kinderen kunnen bewegen zonder tegen serveerschalen, glazen of warmhoudschalen aan te lopen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een familiedansavond organiseren?
- Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de avond, zodat je catering, zitplaatsen en vrijwilligers definitief kunt indelen.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een familiedansavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd voor kinderen aparte alcoholvrije opties klaar.
- Wanneer maak ik het dansprogramma voor een familiedansavond?
- Maak een eerste programma ongeveer 2 weken vooraf, nadat je muziekvoorkeuren hebt verzameld. Zet de definitieve versie 3 tot 5 dagen voor de avond klaar en test dan ook de muziekbestanden.
- Wanneer moet ik de apparatuur testen voor de familiedansavond?
- Test speakers, mengpaneel, microfoons, muziekspeler en verlichting minimaal 24 uur vooraf. Controleer op de avond zelf nog 60 tot 90 minuten voor ontvangst of alles werkt en opgeladen is.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!