Checkliste für den Familientanzabend
Ein Familientanzabend braucht mehr als eine gute Playlist: Gäste melden sich an, Essensmengen müssen berechnet und Technik sowie Sitzplätze rechtzeitig vorbereitet werden. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Raumplanung bis zum letzten Wettercheck durch die Organisation. Besonders leicht vergessen werden gesammelte Ernährungswünsche, ein klarer Tanzablauf und getestete Mikrofone. Plane die letzten Vorbereitungen so, dass am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut, gekühlt und portioniert werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen erfassen
Ernährungswünsche erfassen
Musikvorlieben sammeln
Endgültige Gästeliste erstellen
Reservierung bestätigen
Musik-Playlist zusammenstellen
2 Personen
Tanzprogramm erstellen
2 Personen
Kinderaktivitäten planen
2 Personen
Freiwillige einteilen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Geräte testen
2 Personen
Dekoration einkaufen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Dips und Saucen portionieren
2 Personen
Tische einteilen
2 Personen
Musikdateien bereitlegen
Ablaufplan ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Event
Location öffnen
2 Personen
Boden und Saal kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
Buffetische aufstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Kinderbereich einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Empfangsteam briefen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Erste Tanzrunde begleiten
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Zweite Tanzrunde begleiten
2 Personen
Tanzwettbewerb begleiten
3 Personen
Kaffee und Dessert servieren
3 Personen
Beleuchtung anpassen
Die letzte Tanzrunde begleiten
2 Personen
Abschied ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Reste sicher kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 8
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 80
- KuchenplattenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- MesserAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LadekabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhalteschalenAnz. 4
- MülleimerAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 4
- Leuchtende TanzflächenlichterAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 120
- BallonbandAnz. 2
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 10
- TischdeckenAnz. 8
- ServiettenhalterAnz. 8
- StumpenkerzenAnz. 24
- Fotowand
- FotopropsAnz. 20
- NamensschilderAnz. 80
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- ServierschalenAnz. 12
- KüchenzangenAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- KühlelementeAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 3
- BodenwischerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Musikwünsche gesammelt auswerten kannst. Erstelle die endgültige Gästeliste spätestens einige Tage vor dem Tanzabend und bestätige danach die Reservierung.
- Plane neben Musik und Tanzzeiten auch ein Kinderprogramm ein. Teile außerdem die freiwilligen Helfer festen Aufgaben zu, damit nicht eine Person gleichzeitig Buffet, Technik und Begrüßung übernehmen muss.
- Berechne die Cateringmengen erst anhand der endgültigen Gästezahl und kontrolliere danach die Einkaufsliste. Wasche Gemüse und Obst, portioniere Dips und bereite Häppchen so vor, dass am Abend möglichst wenig geschnitten werden muss.
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Musikplayer, Mikrofone und Verlängerungskabel vor dem Aufbau. Lege die Musikdateien zusätzlich auf einem zweiten Gerät bereit und prüfe die Akkus der drahtlosen Mikrofone.
- Stelle Tische, Buffetflächen, Garderobenständer und Sitzplätze nach einem einfachen Wegeplan auf. Drucke das Ablaufprogramm aus und kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Getränke, Kühlung, Beleuchtung und Müllbehälter.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Familientanzabend organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Die endgültige Gästeliste, Ernährungswünsche und Musikwünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Familientanzabend?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde ein. Für Kinder solltest du zusätzlich Wasser und passende alkoholfreie Getränke einplanen.
- Wann sollte die Musik für den Familientanzabend vorbereitet werden?
- Stelle die Playlist und das Tanzprogramm spätestens 3 Tage vorher zusammen. Teste am selben oder am vorherigen Tag alle Musikdateien, Lautsprecher, Mikrofone und Kabel am vorgesehenen Aufbauort.
- Was muss man am Tag des Familientanzabends zuerst erledigen?
- Beginne etwa 3 bis 4 Stunden vor dem Beginn mit Tischen, Buffet, Technik und Beleuchtung. Danach kühlst du die Getränke, portionierst Speisen, legst das gedruckte Ablaufprogramm bereit und prüfst die Wettervorhersage.
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