Checklist para una fiesta familiar de baile sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la lista definitiva de invitados al menos 7 días antes para calcular platos, vasos, comida y bebidas sin comprar a ciegas. En ese momento, comprueba también las preferencias dietéticas y las inscripciones pendientes.
• Prepara la música con varios días de margen: recopila las preferencias, crea la lista de reproducción y guarda los archivos en el reproductor. Prueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cables y regletas antes de que lleguen los invitados.
• Asigna a cada voluntario una tarea concreta y entrégale el plan de trabajo impreso. Así no tendrás que dirigir durante la fiesta la colocación de mesas, el buffet, las actividades infantiles y el servicio de bebidas.
• Haz la compra y compra las decoraciones con tiempo suficiente para revisar lo que falta. Lava las frutas y verduras, prepara los aperitivos y porciona las salsas el mismo día, mientras enfrías las bebidas en las neveras portátiles.
• Comprueba el pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes, aunque el baile sea en interior. La previsión puede afectar la llegada de familiares, la distribución de las mesas y la necesidad de reorganizar el espacio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta familiar de baile?

Empieza al menos 3 o 4 semanas antes para fijar fecha y lugar, redactar y enviar las invitaciones y recopilar preferencias. Reserva la última semana para confirmar asistentes, cerrar el catering y revisar el equipo.

¿Cuándo debo cerrar la lista de invitados?

Cierra la lista definitiva unos 7 días antes de la fiesta. Ese plazo permite calcular las cantidades de catering, comprobar la vajilla y ajustar mesas, sillas y actividades infantiles.

¿Cuándo hay que probar el equipo de música?

Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, reproductor, cables alargadores, regletas y cables de carga, y deja preparados los archivos de música.

¿Qué se prepara el mismo día de la fiesta?

El mismo día puedes enfriar las bebidas, lavar frutas y verduras, preparar aperitivos, porcionar dips y salsas y distribuir las mesas. Deja estas tareas terminadas al menos 60 minutos antes de recibir a los primeros invitados.

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