Familiedag organiseren: complete checklist
Een familiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en stoelen regelen. Je moet vooraf weten hoeveel volwassenen en kinderen komen, welke dieetwensen er zijn en wat je doet bij slecht weer. Begin met datum, tijd en locatie, werk daarna de gastenlijst en het programma uit. In de laatste week controleer je voorzieningen, boodschappen en materialen. Zo voorkom je dat naamkaartjes, allergeneninformatie, gekoelde dranken of een werkende geluidsinstallatie pas op de ochtend zelf aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en tijd vastleggen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kinderen en leeftijden registreren
Definitieve gastenlijst maken
Weersverwachting controleren
Reservering locatie bevestigen
Stroomvoorziening controleren
Toiletvoorzieningen controleren
Spelprogramma samenstellen
2 personen
Spelmaterialen controleren
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Routebeschrijving versturen
Parkeerinformatie versturen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma afdrukken
Allergenenlijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Desserts portioneren
2 personen
Groenten snijden
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
Vegetarische gerechten apart zetten
Allergenen apart labelen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Drankenpunt inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
Versiering ophangen
3 personen
Spelstations klaarzetten
4 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Laatste terreincontrole uitvoeren
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Kinderspellen begeleiden
4 personen
Volwassenspellen begeleiden
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffetgerechten aanvullen
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Koffie na het diner serveren
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Verlichting inschakelen
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Muziekapparatuur uitschakelen
Verlichting uitschakelen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie definitief opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Parasolsaantal 3
- Picknickkledenaantal 6
Servies
- Bordenaantal 80
- Diepe bordenaantal 40
- Dessertbordjesaantal 80
- Drinkglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 60
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerbestekaantal 8
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 12
- Naamkaartjesaantal 70
- Plakbandaantal 4
- Touwaantal 2
- Programma'saantal 70
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Lichtsnoerenaantal 6
- Oplaadbare lampenaantal 6
- Powerbanksaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Scharenaantal 2
- Serveertangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handvegersaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 3
- Voetbaldoelenaantal 2
- Volleybalaantal 2
- Volleybalnet
- Frisbeesaantal 6
- Touwtrektouw
- Hoepelsaantal 8
- Pionnenaantal 20
- Waterballonnenaantal 100
- Spelkaartenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk vier weken vooraf datum, tijd en locatie vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Vraag meteen naar aanmeldingen, dieetwensen en de leeftijden van kinderen, zodat je programma en catering daarop aansluiten.
- Maak één definitieve gastenlijst zodra de aanmeldtermijn is verstreken. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, programma’s, allergeneninformatie, zitplaatsen en de berekening van borden, glazen en stoelen.
- Controleer zeven dagen vooraf de locatie op stroom, toiletten, parkeerruimte en beschutting. Bij een buitenlocatie bepaal je dan ook waar partytenten, parasols, tafels en picknickkleden komen als het weer omslaat.
- Werk het spelprogramma minstens één week vooraf uit en controleer alle spelmaterialen. Plan activiteiten voor verschillende leeftijden en wijs per onderdeel iemand aan die de uitleg en tijd bewaakt.
- Doe houdbare boodschappen eerder en haal verse producten pas kort voor de familiedag. Bereid salades vooraf, koel dranken op tijd en zet serveerschalen, opscheplepels en allergenenlijst klaar voordat de eerste gasten arriveren.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een familiedag versturen?
- Verstuur uitnodigingen bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Geef een aanmeldtermijn van ongeveer twee weken, zodat je daarna de definitieve gastenlijst, dieetwensen en kinderaantallen kunt verwerken.
- Hoeveel stoelen en borden heb ik nodig voor een familiedag?
- Reken minimaal één stoel en één volledig servies per aangemelde gast, plus 5 tot 10 procent reserve. Bij 40 gasten betekent dat bijvoorbeeld 42 tot 44 stoelen en minstens 42 tot 44 sets borden en bestek.
- Wanneer controleer ik het weer voor een familiedag buiten?
- Bekijk de weersverwachting zeven dagen vooraf en nogmaals 24 uur voor aanvang. Houd partytenten, parasols en een alternatief programma achter de hand als regen of harde wind wordt voorspeld.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een familiedag?
- Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en daarna één tot twee per uur. Neem voor kinderen extra water en frisdrank mee en koel een deel vooraf, zodat niet alles tegelijk in de koelkast hoeft.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!