Checklist para organizar un Día Familiar sin olvidar nada

Organizar un Día Familiar requiere coordinar invitados de distintas edades, comida, juegos y un espacio cómodo para pasar varias horas juntos. Empieza por fijar la fecha y cerrar la lista de asistentes; después confirma el recinto, las necesidades de los niños y las preferencias dietéticas. Durante la última semana, revisa el tiempo, las instalaciones y el material. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que el montaje, la comida y el programa estén listos a tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y hora
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Registrar niños y edades
Hacer la lista definitiva de invitados
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar la reserva del recinto
Comprobar el suministro eléctrico
Comprobar las instalaciones de aseo
Preparar el programa de juegos
2 personas
Comprobar el material de juegos
2 personas
Preparar la selección musical
Enviar indicaciones
Enviar la información de aparcamiento
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir el programa
Imprimir la lista de alérgenos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Comprobar las compras
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Porcionar postres
2 personas
Cortar verduras
2 personas
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar platos calientes
3 personas
Separar los platos vegetarianos
Etiquetar alérgenos por separado
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar los carteles de nombre
Colgar la decoración
3 personas
Preparar las estaciones de juego
4 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Realizar la revisión final del recinto
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Explicar las reglas del juego
2 personas
Coordinar los juegos infantiles
4 personas
Supervisar juegos para adultos
3 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Abrir el buffet
3 personas
Reponer los platos del bufé
3 personas
Servir el bufé
4 personas
Retirar la vajilla usada
3 personas
Servir café después de la cena
2 personas
Servir el postre
3 personas
Proporcionar la música
Encender la iluminación
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar mesas y sillas
3 personas
Reunir el material de juego
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo de música
Apagar la iluminación
Desmontar las carpas
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar el recinto definitivamente
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 8
Sombrillascant. 3
Mantas de picniccant. 6

Vajilla

Platoscant. 80
Platos hondoscant. 40
Platos de postrecant. 80
Vasoscant. 100
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 10
Cubiertos de serviciocant. 8

Decoración

Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Decoración de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 70
Cinta adhesivacant. 4
Cuerdacant. 2
Programascant. 70

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas recargablescant. 6
Baterías externascant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Tijerascant. 2
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobas de manocant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Porterías de fútbolcant. 2
Voleibolcant. 2
Red de voleibol
Frisbeescant. 6
Cuerda para tira y afloja
Aroscant. 8
Conoscant. 20
Globos de aguacant. 100
Cartas de juegocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de hacer la compra definitiva. Registra también la edad de cada niño y las alergias o preferencias dietéticas para calcular raciones y preparar la lista de alérgenos.
Confirma el recinto y sus servicios al menos 7 días antes. Comprueba el suministro eléctrico, los aseos, el aparcamiento y si hay espacio suficiente para carpas, mesas, sillas y mantas de picnic.
Prepara el programa de juegos con alternativas para varias edades. Revisa el material y deja listos los altavoces Bluetooth o el micrófono antes del día familiar, no durante la llegada de los invitados.
Divide las compras en dos momentos: productos no perecederos con varios días de margen y productos frescos en las 24-48 horas anteriores. Enfría las bebidas con tiempo y comprueba toda la compra al recibirla o traerla.
Imprime el programa, las tarjetas con nombres y la lista de alérgenos antes del montaje. Envía las indicaciones y la información de aparcamiento como máximo 2 días antes para reducir preguntas de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día Familiar?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Pide la inscripción y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 7 a 10 días antes, para poder cerrar la lista y comprar con precisión.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un Día Familiar?: Calcula las raciones según el número final de adultos y niños, separando las edades cuando prepares los juegos y el menú. Para las bebidas, prevé aproximadamente 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta el resto según la duración del encuentro y la comida servida.
¿Cuándo debo comprobar el tiempo y preparar el recinto?: Consulta el pronóstico 7 días antes para tomar decisiones sobre carpas, sombrillas y mantas de picnic, y vuelve a comprobarlo 24 horas antes. Confirma la reserva, la electricidad y los aseos durante la semana previa, antes de transportar el material.
¿Qué debo preparar el día anterior al Día Familiar?: Deja listas las decoraciones, los programas, las tarjetas de nombre, el material de juegos y la lista de alérgenos. Haz la compra fresca entre 24 y 48 horas antes, enfría las bebidas y prepara las ensaladas cuando sea seguro hacerlo según sus ingredientes.

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